Obecność pieczęci na dokumencie wskazuje na jego wagę, autentyczność i oficjalny status. Jednak w toku działalności przedsiębiorstw od czasu do czasu pojawiają się pytania o to, gdzie i jaką pieczęć należy umieścić.
Przede wszystkim zasady umieszczania pieczęci zależą od jej rodzaju i akcesoriów. W ten sposób na dokumentach instytucji państwowych umieszczana jest pieczęć urzędowa z wizerunkiem dwugłowego orła. Organizacje handlowe i indywidualni przedsiębiorcy poświadczają dokumenty za pomocą standardowej okrągłej pieczęci zawierającej imię i nazwisko (nazwisko, imię i nazwisko), dane rejestracyjne i, w razie potrzeby, logo firmy dokumenty, zawieranie umów, realizacja zleceń płatniczych i czeki, urzędowe pism, pełnomocnictw itp., można sporządzić dodatkowe: na zapytania, dokumenty finansowe, dział HR. Jednocześnie ich przeznaczenie powinno być wskazane na nadruku Pieczęć główna poświadcza podpisy pierwszych osób - dyrektorów i ich zastępców, a dodatkowych - pracowników odpowiednich służb (księgowość, dział personalny itp.). Nadruk musi być umieszczony w taki sposób, aby częściowo uchwycił tytuł stanowiska osoby podpisującej dokument, a szczegóły podpisu i pieczęci były wyraźnie widoczne. Państwowy system wsparcia dokumentacji dla zarządzania (GSDOU), zatwierdzony rozkazem ZSRR Glavarchive 23 maja 1988 r., zawiera listę dokumentów, na których umieszczana jest główna lub oficjalna pieczęć. Nie ma nowszego wydania, ale w obecnej formie wygląda to tak: - akty prawne - pełnomocnictwa - umowy - umowy. - wnioski, recenzje, - wnioski (o akredytywę, o odmowie przyjęcia, reklamacje itp.), - certyfikaty podróży, - próbki odcisków pieczęci i podpisów; - pisma, - zlecenia płatnicze, wezwania, czeki, przelewy walutowe itp. - regulaminy organizacyjne, - rejestry, - kosztorysy, - umowy, - zaświadczenia (archiwalne, limitowe, o wypłacie składek ubezpieczeniowych, itp.), specyfikacje, wykazy tytułów, certyfikaty, statuty organizacji, tabele kadrowe Aby wykluczyć ewentualne nieporozumienia przy stosowaniu pieczęci, zaleca się, aby przedsiębiorstwa same ustaliły wykaz dokumentów, a także wykaz osób i wzory podpisów, które wymagają pieczęci certyfikacyjnej. Ponadto istnieją ujednolicone formy dokumentów z wymaganym „M. P.” - miejsce druku. W takich przypadkach zwykle nie ma pytań o to, gdzie umieścić pieczęć, ale należy przestrzegać ogólnej zasady: nadruk musi być wyraźny i czytelny.
