Od lat szkolnych wszyscy wiemy, że dokument, który nie ma pieczęci, nie ma mocy prawnej. Nie znamy jednak podstawowych zasad pracy papierkowej, dlatego pieczętujemy tam, gdzie chcemy. Z tego powodu pojawiają się nieprzyjemne sytuacje, gdy np. w pracy, przez pomyłkę, kierownik działu HR umieszcza niewłaściwą pieczęć i na niewłaściwych papierach.
Instrukcje
Krok 1
Do czego służy drukowanie?
Jest to niezbędna formalność prawna, którą poświadcza się podpis urzędnika. Ale nie we wszystkich przypadkach te rekwizyty są potrzebne. We współczesnym prawodawstwie nie jest zapisane, w jakich przypadkach powinno być i w których nie jest konieczne umieszczanie tej lub innej pieczęci. Z dotychczasowej praktyki pieczęcią poświadcza się: dokumenty księgowe (faktury, kosztorysy, rejestry, zamówienia), dokumenty kadrowe, dokumenty założycielskie firmy.
Krok 2
Certyfikujemy dokumenty zgodnie z zasadami
Błędna pieczęć na rozkazie personalnym lub liście nie powinna wywoływać paniki. Inna sprawa, jeśli zapomnisz opieczętować dokument tam, gdzie jest to naprawdę potrzebne, np. w umowie o pracę. W takim przypadku wynik może być katastrofalny, ponieważ jeśli chcesz użyć tego dokumentu jako dowodu w postępowaniu sądowym, nie będzie on miał żadnej wartości prawnej.
Możesz uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, przepisując procedurę używania pieczęci w statucie organizacji i określając listę dokumentów, na których pieczęć musi być umieszczona.
Krok 3
Odcisk pieczęci - gdzie go umieścić?
Pieczęć powinna być umieszczona na końcu dokumentu, obok podpisu urzędnika. Pieczęć powinna zawierać część słowa oznaczającego stanowisko, a jednocześnie nie stwarzać problemów przy identyfikacji podpisu i jego dekodowaniu.
Istnieje wiele dokumentów, na których znajduje się specjalny znak „M. P.” (miejsce druku). Jeśli jest obecny - twoje szczęście, możesz go przypieczętować. Taki znak można znaleźć na dokumentach księgowych, formularzach zaświadczeń, na stronie tytułowej zeszytu pracy.
