Kierownik biura, zwany też sekretarką lub administratorem biura, to dość poważna i odpowiedzialna pozycja. Na nim spoczywa prawie cała praca przedsiębiorstwa, chociaż wiele z tego, co robi, pozostaje niezauważone.
Instrukcje
Krok 1
Kierownik biura pełni funkcje kierownicze. Kierownik biura ma obowiązek zaplanować pracę wszystkich osób pracujących w danej firmie oraz zbudować strukturę organizacyjną biura. Do tej kategorii obowiązków należy również zarządzanie pracownikami niższego szczebla, organizowanie szkoleń pracowników, planowanie ich karier oraz tworzenie polityki komunikacji z klientem..
Krok 2
Kategoria administracyjna to kolejna bezpośrednia odpowiedzialność kierownika biura. Obejmuje organizację pracy biurowej oraz rozwój relacji pomiędzy jednostkami strukturalnymi.
Krok 3
Organ gospodarczy obejmuje zakup niezbędnych maszyn, urządzeń, komponentów, materiałów eksploatacyjnych, a także wytyczne dotyczące instalacji sprzętu i monitorowania jego działania.
Krok 4
Kierownik biura ma obowiązki nadzorcze. Oznaczają audyt aktywów materialnych przedsiębiorstwa, terminową certyfikację personelu, organizację sprawozdawczości i wdrożenie innych materiałów kontrolnych.
Krok 5
Obowiązki sprawozdawcze obejmują pełne przygotowanie wszystkich raportów dokumentacyjnych dla wyższej kadry kierowniczej. W ten sposób kierownictwo jest świadome spraw zachodzących w przedsiębiorstwie i dzięki temu może kontrolować obecną sytuację.
Krok 6
Za główną odpowiedzialność uważa się również organizację i prowadzenie negocjacji biznesowych. Obejmuje to planowanie spotkań biznesowych, określanie linii negocjacji, porządkowanie dokumentacji negocjacji oraz analizę wyników spotkań biznesowych.
Krok 7
Od kierownika biura wymagana jest znajomość nie tylko swojej pracy, ale także pracy reszty zespołu, śledzenie postępów tej pracy, znajomość metod planowania strategicznego, podstaw etyki i estetyki, a także znajomość podstaw rachunkowości i sprawozdawczości.
Krok 8
Praca kierownika biura jest dość stresująca. Dlatego wybierając taką lub podobną specjalność warto przeanalizować, czy ta aktywność przyniesie satysfakcję i radość. Ale to ważne, ponieważ dana osoba spędza dużo czasu w miejscu pracy.
