Dokumenty wchodzące do organizacji podlegają rachunkowości. Zwykle rejestracja listów przychodzących jest zadaniem urzędu, ale w małych zespołach odpowiedzialność ta często przypisywana jest sekretarzowi. Sposób przetwarzania korespondencji co do zasady jest szczegółowo opisany w wewnętrznej instrukcji pracy biurowej. Jeśli go nie ma, podczas przetwarzania nowych dokumentów musisz przestrzegać określonej kolejności działań.
Niezbędny
- - dziennik rejestracji korespondencji przychodzącej;
- - pieczątka "List przychodzący".
Instrukcje
Krok 1
Przyjmuj i sortuj przychodzącą korespondencję. Wszystkie listy muszą być otwarte, z wyjątkiem tych ze specjalnym znakiem, na przykład „Osobiście do kierownika” lub „Poufne” itp. Nie spiesz się z wyrzuceniem koperty, najpierw sprawdź, czy w tekście wskazany jest adres zwrotny. Rejestracja nie wymaga dokumentów księgowych (faktury, faktury), gratulacji, materiałów reklamowych.
Krok 2
Wprowadź informacje o otrzymanych listach w dzienniku korespondencji przychodzącej. Może być elektroniczny lub tradycyjny (papierowy). Wypełniając formularze elektroniczne, postępuj zgodnie z zaleceniami twórców programu. Systemy komputerowe ułatwiają pracę biurową, pomagają szybko znaleźć potrzebne informacje. Jednak ważna jest w nich ujednolicenie, ścisłe przestrzeganie zasad wprowadzania informacji, w przeciwnym razie dokument może zgubić się w bazie danych.
Krok 3
Kup tradycyjny dziennik pokładowy w drukarni lub sam ułóż go w zeszycie A4. Głównym wymaganiem jest łatwość wyszukiwania, przejrzystość i dokładność wypełniania. Wygodne jest prowadzenie dziennika w formie tabeli z następującymi kolumnami: 1. Data rejestracji. Rozważ przychodzące pisma w dniu ich otrzymania i wieczorem przekaż je kierownikowi do rozpatrzenia, chyba że organizacja przyjęła inną procedurę; Numer rejestracyjny. Ten atrybut dokumentu składa się z numeru akta „Dokumenty przychodzące” (zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą spraw organizacji) oraz numeru seryjnego (od początku roku kalendarzowego) otrzymanego pisma. Na przykład „Nr 01-12-273”, gdzie 01-12 to numer w nomenklaturze sprawy, 273 to unikalny numer litery. Cała otrzymana korespondencja jest rejestrowana jednorazowo, niezależnie od liczby otrzymanych później kopii, w tym elektronicznych; Autor listu (organizacja, osoba fizyczna), na przykład „Vstrecha LLC” lub „Administracja regionalna, zastępca szefa V. S. Sidorov” itp. 4. Temat dokumentu. Możesz wypełnić tę kolumnę informacjami z nagłówka listu lub krótko sformułować główną ideę po jej przeczytaniu. Pisz w taki sposób, aby później łatwo zapamiętać, o który dokument chodzi i wyjaśnić to swoim współpracownikom. Na przykład „O zawarciu umowy o świadczenie usług transportowych” lub „O przekazaniu informacji o podatku dochodowym przed 12.12.2011” itp.; 5. Wykonawca. Wypełnij pole po otrzymaniu wizy menedżerskiej. Wpisz imię i nazwisko osoby, która przygotuje odpowiedź. Tutaj zanotuj termin. Podkreśl lub podkreśl datę odpowiedzi na pilne pismo. Notatki. Tutaj możesz robić notatki dotyczące realizacji zamówienia kierownika, wskazywać obecność ważnych załączników do listu lub oznaczać liczbę kopii, które pracownicy mają w pracy.
Krok 4
Uzupełnij tabelę według własnego uznania. Na przykład, obawiając się o bezpieczeństwo dokumentów, przy odbiorze pisma wybierz pole do podpisu wykonawcy. Jednak nie przeciążaj dziennika i siebie zbyt szczegółowymi wpisami. Dokument zawiera wszystkie niezbędne informacje, formularze rejestracyjne tylko pomagają prześledzić etap prac nad nim.
Krok 5
Umieść specjalną pieczęć na wszystkich listach, która wskazuje rodzaj korespondencji - „Przychodząca”. Wydruk powinien znajdować się w prawym dolnym rogu pierwszej strony dokumentu. Upewnij się, że wydruk nie nachodzi na tekst. Wprowadź ręcznie numer seryjny i datę odbioru w wierszu drukowania.
