Podstawowa dokumentacja księgowa przedsiębiorstwa zawiera informacje o wszystkich transakcjach biznesowych, przepływie pieniędzy, obliczaniu i wypłacie wynagrodzeń oraz płaceniu podatków. Na podstawie tych dokumentów prowadzona jest ewidencja, dlatego utrata choćby jednego dokumentu zniekształca sprawozdanie finansowe i stanowi naruszenie prawa. Zgodnie z art. 17 ustawy „O rachunkowości” przedsiębiorstwa muszą niezależnie zapewnić bezpieczeństwo dokumentów księgowych.
Instrukcje
Krok 1
Prawo określa okres przechowywania pierwotnych dokumentów księgowych na 5 lat, podczas gdy Kodeks Podatkowy Federacji Rosyjskiej ogranicza okres przechowywania do 4 lat. Aby uniknąć kar przewidzianych w Kodeksie wykroczeń administracyjnych (art. 15.11), należy nadal przestrzegać dłuższych terminów przewidzianych prawem. Ponadto istnieje lista zatwierdzona rozporządzeniem Rosarchowa z dnia 6 października 2000 r. Zgodnie z nią okres przechowywania powinien być określony zgodnie z rodzajem każdego konkretnego dokumentu.
Krok 2
Ustal na zamówienie okresy przechowywania pierwotnej dokumentacji księgowej, z uwzględnieniem przepisów prawa oraz regulaminów ustanowionych wykazem. W zamówieniu należy określić od jakiego momentu należy liczyć okres przechowywania. Zasadniczo początek okresu przechowywania dokumentów to 1 stycznia roku następującego po roku, w którym dokument został zakończony pracami biurowymi. Dla księgi zakupów i księgi sprzedaży ustaw początek okresu przechowywania od daty ostatniego wpisu (punkty 15 i 27 Regulaminu, zatwierdzonego dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 2 grudnia 2000 r. Nr. 914).
Krok 3
Przeznacz osobne pomieszczenie na dokumenty księgowe, które musi być wyposażone w ognioodporne szafki i specjalne sejfy. Sejfy przeznaczone są do przechowywania form ścisłej sprawozdawczości, dodatkowo mogą przechowywać te papiery i dokumenty, które są oznaczone jako „tajemnica handlowa”. Ustalić na zlecenie procedurę dostępu do tych sejfów, odpowiedzialne osoby upoważnione przez głównego księgowego, a także procedurę wydawania pierwotnej dokumentacji z magazynu.
Krok 4
W przypadku, gdy przedsiębiorstwo jest wystarczająco duże, a dokumentów jest dużo, zorganizuj specjalne archiwum. Służy do przenoszenia papierów przeznaczonych do stałego (wiecznego) i długoterminowego (powyżej 10 lat) przechowywania. Przechowuj wszystkie inne dokumenty księgowe z okresem przechowywania do 10 lat w specjalnym pomieszczeniu do czasu ich zniszczenia.
