W celu zachowania danych osobowych pracowników niektórzy pracodawcy korzystają z tzw. akt osobowych. Zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy pracownicy personalni muszą otrzymywać, przechowywać i łączyć informacje o każdym pracowniku. W tym celu wskazane jest korzystanie z takich plików osobistych. Jaka jest kolejność ich rejestracji?
Instrukcje
Krok 1
Po pierwsze, należy wyjaśnić, że zarządzanie aktami osobowymi nie jest obowiązkowym dokumentem dla organizacji, ale jeśli zdecydujesz się z niego skorzystać, będziesz musiał kierować się zasadami pracy biurowej.
Krok 2
Po zatrudnieniu pracownika kierownik wydaje polecenie (instrukcję) na formularzu nr T-1. Na podstawie tego dokumentu wygeneruj kartę imienną dla nowego pracownika (formularz nr T-2).
Krok 3
Do wypełnienia tego formularza potrzebne będą następujące dokumenty: paszport, książeczka pracy, zaświadczenie o rejestracji (NIP), zaświadczenie o ubezpieczeniu, dowód wojskowy (jeśli istnieje), zaświadczenie lub dyplom i inne dokumenty, na przykład dla kierowcy - a prawo jazdy, dla kucharzy - książeczka medyczna itp.
Krok 4
Zrób kopie wszystkich powyższych dokumentów i umieść je w aktach osobowych w porządku chronologicznym. Archiwum to jest przechowywane w dziale personalnym lub w dziale księgowości, wszelkie zmiany wprowadzane są wyłącznie przez osoby odpowiedzialne. Należy jednak pamiętać, że zeszyt ćwiczeń nie jest zawarty w aktach osobowych, musi być przechowywany osobno w sejfie lub pod kluczem. Osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo tych dokumentów są wyznaczane odrębnym zarządzeniem.
Krok 5
Wymień wszystkie dokumenty w ekwipunku, wprowadź zmiany w specjalnej kolumnie „Załączniki”. Zawiera również numery seryjne dokumentów, liczbę kartek każdego z nich oraz datę odbioru.
Krok 6
Niektóre z dokumentów z akt osobowych to ankieta, autobiografia, pisemne wyjaśnienia i ewentualne oświadczenia. Pamiętaj, że archiwum nie jest przekazywane samemu pracownikowi i nawet w razie potrzeby pracownik może przeglądać akta osobowe tylko w obecności osoby odpowiedzialnej.
Krok 7
Po utworzeniu sprawy wypełnij stronę tytułową. Aby to zrobić, pośrodku pośrodku wpisz numer seryjny tego archiwum, nazwę organizacji, stanowisko pracownika, a także jego pełne imię i nazwisko.
