W trakcie swojej działalności produkcyjnej każde przedsiębiorstwo tworzy wiele dokumentów, które muszą być przechowywane przez jakiś, a czasem dość długo. Do tego konieczna jest organizacja archiwum.
Instrukcje
Krok 1
Stwórz niezbędne warunki do przechowywania dokumentów w archiwum. Przede wszystkim pomieszczenie musi być chronione przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, poziom wilgotności powietrza nie może przekraczać dopuszczalnego poziomu, a dostęp dla osób nieuprawnionych musi być również zamknięty.
Krok 2
Należy pamiętać, że zgodnie z wymaganiami dotyczącymi pomieszczeń archiwum, jego umieszczanie nie jest dozwolone w budynkach drewnianych, budynkach zniszczonych, budynkach o zawilgoconych fundamentach, strychach lub piwnicach. Jednocześnie pomieszczenia przeznaczone na przechowywanie różnych dokumentów archiwalnych w adaptowanym budynku powinny być odizolowane od reszty pomieszczeń, które znajdują się w tym budynku. Niedozwolone jest również umieszczanie archiwum w pomieszczeniach budynku zajmowanych przez usługi żywienia zbiorowego, organizacje przechowujące substancje chemiczne lub przeciwpożarowe, hurtownie żywności.
Krok 3
Zlokalizuj archiwum organizacji w budynku przystosowanym lub specjalnie skonstruowanym do przechowywania rekordów. Pomieszczenie musi być usunięte z niebezpiecznych przedmiotów zgodnie z bezpieczeństwem przeciwpożarowym. Należą do nich np. parkingi, stacje benzynowe, garaże. Ponadto w pobliżu pomieszczeń archiwum przedsiębiorstwa nie powinno być obiektów zanieczyszczających powietrze.
Krok 4
Wybierając pomieszczenie odpowiednie do zorganizowania archiwum, należy wziąć pod uwagę, że do normalnego działania archiwum wymaganych jest kilka oddzielnych pomieszczeń: magazyn archiwum; pomieszczenie do przyjmowania dokumentów; pomieszczenia do korzystania z przechowywanych dokumentów; pomieszczenie pracy dla pracowników archiwum.
Krok 5
Przenieś magazyn archiwum z dala od pomieszczeń laboratoryjnych, domowych i przemysłowych. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że nie ma ze sobą wspólnych kanałów wentylacyjnych i jest oddzielony od sąsiednich pomieszczeń ścianami i stropami ognioodpornymi o granicy odporności ogniowej co najmniej dwóch godzin. Również w pomieszczeniu archiwum wykluczone jest układanie rur kanalizacyjnych i wodociągowych.
Krok 6
Opracuj dla organizacji przechowywania „Regulamin przechowywania dokumentów” i zatwierdź go z kierownikiem. Ponadto z polecenia kierownika należy wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za archiwum. Powstaje również specjalna komisja ekspercka, która będzie okresowo przeprowadzać kontrolę dokumentów pod kątem zgodności z okresami ich przechowywania.
