Prawidłowo zorganizowana praca biurowa jest jednym z elementów udanej pracy każdego (nawet małego) przedsiębiorstwa. Rzeczywiście, pierwsze wrażenie partnerów biznesowych zależy od tego, jak sporządzone są główne dokumenty (zamówienia, instrukcje, pisma itp.). Istotne jest również to, jak szybko przepływają przepływy dokumentacji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej.
Instrukcje
Krok 1
Za organizację pracy w przedsiębiorstwie powinien odpowiadać konkretny pracownik. Jeśli przedsiębiorstwo nie jest bardzo duże, jest to sekretarz, asystent sekretarza. Jeśli organizacja obejmuje więcej niż jeden pododdział (zwłaszcza jeśli mają różne lokalizacje terytorialne), organizowana jest usługa przedszkolnej placówki oświatowej (wsparcie dokumentacyjne zarządzania).
To oni opracowują firmową instrukcję pracy biurowej, poprawiają ją i wprowadzają zmiany. Przygotowując dokument, możesz wziąć za podstawę „Zasady pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych”.
Krok 2
To ważny, kluczowy etap, ponieważ po zatwierdzeniu instrukcji pracy biurowej dokumenty w przedsiębiorstwie muszą odpowiadać określonemu stylowi:
- położenie detali (wzdłużne, kątowe);
- czcionka korporacyjna;
- format (rozmiar papieru, wcięcia).
Oprócz przykładowych form przedsiębiorstwa instrukcje powinny odzwierciedlać takie kwestie, jak organizacja rejestracji dokumentów przychodzących / wychodzących; organizacja kontroli wykonania dokumentów i podjętych decyzji; przygotowanie i przekazanie dokumentów do archiwum itp.
Krok 3
Tworzenie teczek, w których składane są dokumenty z określonego tematu, powinno odbywać się zgodnie z nomenklaturą spraw. Opracowuje go osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji na podstawie „Wykazu standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, wskazujących czas przechowywania”.
Krok 4
Z uwagi na to, że praca nad opracowaniem nomenklatury spraw jest obszerna, wymaga dużej wiedzy, bardziej słuszne jest organizowanie pracy nad nią przy zaangażowaniu przedstawicieli poszczególnych służb i działów. Sporządzają listy spraw (również wskazujące okresy przechowywania), które powstają w służbie lub dziale, a przedszkolna instytucja edukacyjna sporządza skróconą nomenklaturę spraw dla przedsiębiorstwa.
Krok 5
Aby ułatwić pracę z dokumentami, coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDMS). Istnieje możliwość wyboru sprawnie działającego EDMS dla dowolnego przedsiębiorstwa (o liczbie pracowników 7 lub 2000). Najbardziej efektywne pod względem stosunku ceny do jakości są dziś takie systemy jak „Delo”, „EVFRAT-Zarządzanie dokumentami”.
Ale nawet jeśli Twoje przedsiębiorstwo nie jest jeszcze w stanie kupić EDMS, na ratunek przyjdą standardowe programy Microsoft Office. Używając zwykłych środków Word, Excel, PowerPoint, całkiem możliwe jest zorganizowanie projektu dokumentów zgodnie z wymaganiami tożsamości korporacyjnej, skonfigurowanie elektronicznego obiegu dokumentów.
