Sposób organizacji pracy w biurze zależy od produktywności pracowników, którzy każdego dnia spędzają w nim co najmniej 8 godzin. Organizacja biura to cała gama zagadnień od wyboru niezbędnych mebli po bezpieczeństwo informacji, które należy rozwiązać, aby zapewnić normalną pracę wszystkich jego pracowników oraz firmy, która jest jej właścicielem.
Instrukcje
Krok 1
Nowoczesne biura zorganizowane są zgodnie z zasadą „open space”, kiedy wszyscy pracownicy znajdują się w jednej przestronnej i jasnej przestrzeni roboczej, podzielonej na strefy funkcjonalne. Radzimy zaprosić specjalistę, który pomoże zaaranżować przestrzeń biurową, określić gdzie i jak będą zlokalizowane strefy funkcjonalne, ich rodzaje. Będzie również potrafił zorganizować i jak najlepiej rozmieścić stanowiska pracy kierownika i pracowników biurowych zgodnie z normami sanitarno-higienicznymi. Razem z nim możesz dobrać potrzebne meble i umeblować je nie tylko do miejsc pracy, ale także na teren rekreacyjny, miejsce spotkań z klientami i partnerami.
Krok 2
Zastanów się nad prowadzeniem prac naprawczych i konserwacyjnych w biurze. Będą potrzebne do komputerów i sprzętu biurowego. Wybierz organizacje serwisowe, z którymi będziesz współpracować w tej sprawie lub zorganizuj własny oddział swojej firmy, którego zadaniem będzie samodzielne rozwiązanie tej kwestii. Jeśli potrzebujesz kupić materiały eksploatacyjne i artykuły papiernicze w dużych ilościach, zdecyduj się na dostawców i rabaty, które ci zapewnią.
Krok 3
Zastanów się, jak zapewnić menedżerom i pracownikom pojazdy, system planowania podróży oraz możliwość optymalizacji wykorzystania firmowej floty pojazdów. Porozmawiaj z kierownictwem na temat konserwacji i ubezpieczenia posiadanych lub wynajmowanych przez firmę pojazdów.
Krok 4
Rozwiąż problem z ochroną biura i organizacją systemu bezpieczeństwa. Ważna jest również kwestia środków bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwa przeciwpożarowego oraz sposobów ewakuacji ludzi w sytuacji zagrożenia.
Krok 5
Wraz z odpowiedzialnymi specjalistami i kierownictwem firmy rozwiązujemy kwestie bezpieczeństwa informacji, zarządzania wewnętrznymi przepływami informacji, kontroli dostępu oraz zapewnienia zachowania tajemnicy służbowej i handlowej.
Krok 6
Zastanów się nad kwestiami pracy biurowej – czy zajmą się nimi osobna osoba lub dział, czy te obowiązki zostaną dodatkowo przypisane pracownikom innych działów. W razie potrzeby stwórz system wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji kurierskiej oraz zorganizuj pracę kurierów.
Krok 7
Organizuj posiłki firmowe - własna kantyna lub kawiarnia, korzystanie z punktów gastronomicznych firm trzecich, catering.
