Właściwe przechowywanie dokumentów to ważny element pracy biurowej. Przed wysłaniem dokumentów do archiwum należy je sflashować. Aby to zrobić, powinieneś znać podstawowe zasady archiwizacji spraw.
Czy to jest to konieczne
- - szydło;
- - igła;
- - szorstka nić;
- - klej.
Instrukcje
Krok 1
Ponumeruj wszystkie arkusze czarnym ołówkiem. Numer znajduje się w prawym górnym rogu. Ułóż dokumenty w porządku chronologicznym, zaczynając od najstarszego. Jeśli są koperty z załączonymi dokumentami, musisz ponumerować kopertę, a następnie każdy dokument w niej zawarty.
Krok 2
Usuń wszystkie spinacze i inne metalowe części. Jeśli dokument nie ma marginesu, przyklej do niego kawałek papieru. Przygotuj wszystkie papiery do zszycia, opierając cztery nakłucia i umieszczając je w tekturowej okładce.
Krok 3
Wiązki dokumentów należy zacisnąć klamrą, przebić szydłem lub nawiercić specjalnym urządzeniem do zszywania dokumentów. Bez zdejmowania zacisków zszyj papiery długą igłą, używając grubej nici, sznurka lub taśmy.
Krok 4
Do poprawnego szycia należy przebić igłę od tyłu do drugiego z rzędu otworu, przełożyć igłę wzdłuż tylnej strony i ponownie wrócić do drugiego otworu. Następnie igłę należy wysunąć na przednią stronę, a drugi otwór należy zszyć, ale już od góry. Nić jest wyciągana z tyłu, a jej dwa końce są mocowane tak, aby końce nici można było zakleić papierem (kalką kreślarską).
Krok 5
Pieczęć organizacji jest naklejona na papier przyklejony do nitek, a urzędnicy (dyrektor, główny księgowy) również podpisują. Na tekturowej okładce naklejony jest spis dokumentów, które są składane w wiązkę. Powinien wskazywać nazwę organizacji i jej jednostki strukturalnej, umieścić datę, wskazać okres przechowywania dokumentów oraz kod archiwalny, jeśli jest przyjęty w Twojej organizacji.
