Przekazywanie wszelkich dokumentów do archiwum reguluje ustawa federalna nr 125-F3 „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej”. Dokumenty muszą być przygotowane, opisane, zarchiwizowane i ponumerowane. Należy to zrobić w ciągu 12 miesięcy od daty zamknięcia sprawy.
Niezbędny
- - teczka;
- - spoiwo;
- - prosty ołówek;
- - inwentaryzacja dokumentacyjna;
- - inwentaryzacja transferowa.
Instrukcje
Krok 1
Aby przenieść dokumenty do archiwum, ułóż je w kolejności. Kolejność zagnieżdżania musi być w porządku chronologicznym. Na przykład, jeśli kierujesz sprawę karną, pierwsza strona będzie kopią orzeczenia sądu, druga będzie wstępną decyzją, a następna będzie dochodzenie w sprawie, począwszy od jej zakończenia. Jeśli przenosisz dokumenty z działu personalnego do archiwum, to pierwszy arkusz to wniosek o zwolnienie, drugi to nakaz zwolnienia, trzeci to wszystkie dokumenty w kolejności od końca.
Krok 2
Ponumeruj wszystkie arkusze, zaczynając od numeru jeden w kolejności układu. Wykonaj numerację prostym ołówkiem, ale wyraźnie. Zrób spis dokumentów, na koniec wpisz ile masz numerów i stron, złóż podpis, datę sporządzenia spisu, pieczęć organizacji, podpis kierownika.
Krok 3
Przymocuj wszystkie arkusze za pomocą segregatora, dołącz ekwipunek na górze. W folderze umieść kod literowy przy nazwisku obywatela, za pomocą którego przenosisz sprawę, oraz rok przekazania dokumentów do archiwum. Rok powinien być taki sam, w którym sprawa się zakończyła.
Krok 4
Zrób osobny folder dla każdej sprawy lub umieść wszystkie sprawy w ciągu jednego roku w jednym dużym folderze i zrób ogólny napis na kodzie i kodzie literowym, to znaczy tylko przypadki obywateli, których nazwisko zaczyna się od tej samej litery, mogą umieścić w jednym folderze. Ale jeśli wypełniasz kilka dokumentów w jednym dużym folderze, liczba wspólnych arkuszy nie powinna przekraczać 250.
Krok 5
Przed przekazaniem spraw do archiwum sporządź inwentaryzację przeniesienia. Pierwsza kolumna inwentarza przeznaczona jest na wpisanie numerów seryjnych wszystkich spraw, druga na indeksy nomenklatury. W trzeciej kolumnie wpisać nazwy wszystkich pozycji, w czwartej datę przekazania, w piątej liczbę arkuszy, w szóstej ustalone okresy przechowywania sprawy w archiwum, w siódmej kolumnie, wprowadź wszystkie uzupełnienia i uwagi. Najczęściej siódma kolumna jest wypełniana, jeśli z jakiegoś powodu w dokumentach brakuje arkuszy lub jeśli od razu błędnie wprowadziłeś je do inwentarza dokumentowego i wprowadziłeś zmiany.
