Za ogromny i odrębny obszar prac archiwalnych uważa się te pytania, które dotyczą przygotowania dokumentów do ich dostarczenia do archiwum organizacji. Dlatego zasługują na poważną uwagę, gdyż na tym etapie pracy z dokumentami często popełniane są różne błędy metodologiczne i praktyczne, które w przyszłości mogą spowodować negatywne konsekwencje w pracy archiwum.
Instrukcje
Krok 1
Wszelkie prace związane z przekazaniem dokumentów do archiwum, w tym pism personalnych, dzieli się zwykle na następujące etapy: - przede wszystkim należy przeprowadzić formowanie dokumentów w bieżącej produkcji i po jej zakończeniu;
- po utworzeniu spraw muszą być sporządzone zgodnie ze wszystkimi ustalonymi zasadami;
- następnie przeprowadzić badanie wartości i przygotować się do przechowywania archiwalnego;
- przeprowadzić spis wszystkich dokumentów przekazanych do archiwum organizacji;
- na ostatnim etapie przenieść oficjalne dokumenty do archiwum organizacji.
Krok 2
Najpierw należy przeprowadzić prawidłowe tworzenie dokumentów związanych z personelem w niektórych kompleksach, czyli w przypadkach. W specjalnych teczkach takie dokumenty urzędowe powinny być formowane jako zlecenia dotyczące różnych aspektów działalności pracowników firmy, dla personelu, który ma różne terminy ich przechowywania. Ten etap musi zostać zrealizowany, ponieważ część zleceń dotyczących personelu poświęcona jest wyłącznie ważnym zagadnieniom mającym wpływ na miejsce pracy, a także premiom dla pracowników i przejściu na stanowisko pracy. Ten rodzaj papieru musi być przechowywany w archiwum przedsiębiorstwa przez co najmniej siedemdziesiąt pięć lat. Jednocześnie większość zamówień, które odnoszą się do składu osobowego, odzwierciedla kwestie operacyjne pracowników firmy: zamówienia na podróże służbowe, dyżur, wakacje i tak dalej. Takie dokumenty należy przechowywać przez pięć lat. Dla wygody korzystania z wyszukiwania i ułatwienia pracy w różnych przypadkach należy sporządzić dokumenty pięcioletnie i siedemdziesięciopięcioletnie.
Krok 3
Konieczne jest prawidłowe utworzenie kont osobistych pracowników przedsiębiorstwa i wszystkich pracowników, które odnoszą się do danych o wynagrodzeniach ściśle w kolejności alfabetycznej. Wszystkie referaty w teczkach osobistych powinny być ułożone wyłącznie w porządku chronologicznym według daty ich otrzymania. Konieczne jest również, aby wszystkie artykuły znajdujące się w teczce sporządziły inwentarz archiwalny, który zawiera takie dane jak: - nazwa artykułu;
- numer seryjny papieru wchodzącego w skład inwentarza;
- liczba arkuszy w dokumencie;
- data i numer dokumentu (jeśli to konieczne);
- zbiorczy zapis liczby kartek papieru zawartych w aktach osobowych;
- Notatka.
