Ważną dokumentację – umowy, faktury, akty – trzeba długo przechowywać w firmie. W przypadku niektórych papierów wartościowych okres ten wynosi pięć, a nawet dziesięć lat. Aby dokumenty nie uległy pognieceniu lub zgubieniu, należy je odpowiednio segregować i archiwizować.
Niezbędny
- - teczki - segregator;
- - teczki przezroczyste - kieszenie.
Instrukcje
Krok 1
Aby złożyć umowę, poczekaj, aż zostanie podpisana przez wszystkie zainteresowane strony. Uzyskaj podpisy od dyrektorów generalnych obu stron i umieść ich pieczęcie. Następnie zrób kopie dokumentu i rozdaj je wszystkim zaangażowanym.
Krok 2
Nadaj umowie numer. Musi zawierać cyfry i litery. Na przykład 123-AB. Wpisz numer podpisanego dokumentu.
Krok 3
Utwórz dziennik kontraktów. Wpisz tam numer dokumentu, datę podpisania i osobę prawną, do której należy. Numery muszą iść w kolejności, jedna po drugiej, w zależności od tego, kiedy została podpisana umowa.
Krok 4
Jeśli w firmie istnieje kilka podmiotów prawnych, każdy dziennik umowy powinien mieć swój własny. Pozwoli to uniknąć zamieszania.
Krok 5
Umieść umowę w osobnym pliku. Jeśli umów jest kilka, wrzuć wszystko do jednej kieszeni. Ułatwi to porównywanie dokumentów i znajdowanie ich w razie potrzeby.
Krok 6
Włóż pilnik do segregatora i zabezpiecz specjalnymi uchwytami. Nie wypełniaj go ciasno, dokumenty będą pomarszczone. Napisz na grzbiecie folderu osobę prawną, której dokumenty są w nim przechowywane, a także rok ich podpisania.
Krok 7
Po upływie trzech lat teczki z umowami można wysłać do magazynu. Złóż je w kartony i umieść w miejscu niedostępnym dla wilgoci. Na opakowaniu należy również wskazać osobę prawną, której dotyczą dokumenty, oraz rok podpisania umów.
Krok 8
Faktury i akty są składane w taki sam sposób jak umowy. Ale zamiast papierowego rejestru dokumentów lepiej mieć elektroniczny. Na przykład w programie „1C: Księgowość”. Możesz go pobrać za darmo tutaj: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Umożliwi to nie tylko prowadzenie ewidencji wszystkich papierów wartościowych, ale także wykonywanie na nich różnych operacji - drukowanie dodatkowych kopii, poprawianie błędów itp.
