Akta osobowe wszystkich emerytowanych i emerytowanych pracowników należy przesłać do archiwum w celu przechowywania (art. 17 ustawy federalnej nr 125-F3). Pracownik działu personalnego zobowiązany jest do przygotowania teczek z dokumentami i przekazania ich od ręki do ręki upoważnionemu pracownikowi archiwum.
Niezbędny
- - foldery;
- - spoiwo;
- - ołówek;
- - Inwentarz;
- - inwentaryzacja transferowa.
Instrukcje
Krok 1
Przed złożeniem akt osobowych do archiwum należy starannie przygotować wszystkie dostępne dokumenty, które pozostały w dziale personalnym po zwolnieniu pracowników. Ustawodawstwo określa pewne terminy, w których należy mieć czas na przekazanie akt osobowych pracowników do przechowywania archiwalnego. Nie powinny przekraczać 12 miesięcy po zwolnieniu.
Krok 2
Uporządkuj każdy akt osobisty w odwrotnej kolejności chronologicznej. Jeśli w trakcie zatrudnienia pierwszą stroną był wniosek napisany przez pracownika o pracę, w dokumentach archiwalnych pierwszą stroną będzie rezygnacja.
Krok 3
Wszystkie kartki złożone we właściwej kolejności, teczka z segregatorem, numeracja w porządku. Zrób spis na osobnym arkuszu. Wprowadź wszystkie zszyte strony swojego akta osobistego pod numerem seryjnym.
Krok 4
Dołącz inwentarz u góry wszystkich stron. Jeśli wypełniasz teczkę osobową dla każdego pracownika z osobna, umieść ją w kartonowej teczce, dużymi drukowanymi literami wpisz pierwszą literę nazwiska pracownika i rok zwolnienia.
Krok 5
Przy przekazywaniu spraw do archiwum dopuszcza się umieszczenie kilku spraw emerytowanych pracowników w jednym folderze, ale liczba zawartych w nim arkuszy nie powinna przekraczać 250. W jednym folderze umieść sprawy emerytowanych pracowników w ciągu jednego roku, których nazwiska zaczynają się z tą samą literą. Taka rejestracja akt osobowych jest najczęściej stosowana w dużych przedsiębiorstwach, gdzie w ciągu roku przechodzi duży przepływ personelu.
Krok 6
Dla wszystkich przygotowanych przypadków sporządź arkusz transferowy, który ma ujednoliconą formę. W kolumnie nr 1 należy wpisać numer każdej sprawy, w kolumnie nr 2 - indeks każdej sprawy według nomenklatury, nr 3 - nazwy tytułów spraw, nr 4 - daty, Nr 5 - liczba arkuszy przekazywanych dla każdego przypadku osobno, Nr 6 - okresy przechowywania, #7 - uzupełnienia lub istniejące notatki.
