Praca jakiegokolwiek przedsiębiorstwa jest niemożliwa bez pracowników. Co do zasady, aby uprościć rozliczanie przemieszczeń kadrowych, niektórzy pracodawcy w trakcie prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystują tzw. akta osobowe. Ogólnie pojęcie „akta osobowe” oznacza rodzaj archiwum zawierającego wszystkie dane osobowe o pracującym pracowniku. Korzystanie z takiego systemu księgowego nie jest konieczne dla osób prawnych, ale dla instytucji państwowych akta osobowe są pozycją obowiązkową.
Instrukcje
Krok 1
Z reguły przy ubieganiu się o pracę pracownik pisze podanie o zatrudnienie. Ty, wyrażając zgodę na przyjęcie go na stanowisko, sporządzasz zlecenie (zlecenie) do przyjęcia. Następnie zrób kopie wszystkich dokumentów, na przykład z paszportu, z aktu małżeństwa itp.
Krok 2
W tym momencie stwórz akta osobiste. Należy pamiętać, że dla każdego pracownika należy utworzyć osobne foldery. Wykonaj kopie wszystkich zamówień, takich jak zlecenie pracy. Potrzebne będą również kopie z książeczki pracy, dokumentu edukacyjnego, czyli wszystkich kopii dokumentów, które masz do dyspozycji pracownika.
Krok 3
Po wykonaniu wszystkich kopii należy je złożyć. Pamiętaj, że ta sprawa będzie się zwiększać w miarę Twojej pracy. Oznacza to, że jeśli wydane zostaną nakazy przeciwko temu pracownikowi, na przykład nakaz awansu, nakaz wyznaczenia osoby odpowiedzialnej, nakaz udzielenia urlopu itp., Będziesz musiał wykonać ich kopie i złożyć je do Twoje akta osobowe w porządku chronologicznym… Dotyczy to wszystkich dokumentów kadrowych dotyczących pracownika.
Krok 4
Zrób wewnętrzny inwentarz, abyś mógł łatwo zapoznać się z zawartością walizki. Jest również wypełniony w porządku chronologicznym. Wszystkie dokumenty w inwentarzu muszą mieć numer seryjny, datę sporządzenia, tytuł, liczbę arkuszy i ewentualnie jakąś notatkę.
Krok 5
Akta osobowe pracowników powinny być prowadzone przez osobę odpowiedzialną wyznaczoną zarządzeniem kierownika. Korekty są dozwolone tylko ręką osoby odpowiedzialnej, a informacje można przeglądać tylko w obecności tej osoby.
Krok 6
Zwalniając pracownika, zamknij jego akta osobowe, czyli podsumuj, ponumeruj arkusze, wpisz całkowitą liczbę stron, uszyj wszystko i prześlij do archiwum organizacji, jednocześnie wypełniając listę dostaw.
