Akta osobowe to zbiór dokumentów, które zawierają informacje o pracowniku od momentu podpisania zlecenia na zatrudnienie do dnia wydania nakazu zwolnienia. W naszym kraju prowadzenie akt osobowych jest obowiązkowe tylko dla urzędników. Jednak większość przedsiębiorstw i organizacji woli organizować i rejestrować dane pracowników.
Instrukcje
Krok 1
Akta osobowe, co do zasady, zawierają następujące informacje o pracowniku: metrykę osobistą, kopie dokumentów edukacyjnych, kopię zamówienia i wniosku o zatrudnienie, umowę o pracę, zmiany i uzupełnienia do niej, dokumenty dotyczące zaświadczenia i zaawansowane szkolenie, a także inne dokumenty niezbędne do obsługi personelu (odpis aktu małżeństwa, akt urodzenia, paszport, dowód wojskowy itp.).
Krok 2
Akta osobowe każdego pracownika sporządzane są w osobnym teczce z tekturową okładką - segregatorem. Zawiera rekwizyty: nazwisko, imię, nazwisko pracownika, datę otwarcia sprawy. Po zwolnieniu pracownika akta osobowe są zamykane. Dokumenty należy bezwarunkowo składać do archiwum.
Krok 3
Zamknięte akta osobowe są numerowane, sporządzany jest wewnętrzny spis akt sprawy. Dokumenty w teczce są gromadzone w porządku chronologicznym - od momentu przybycia pracownika do dnia zwolnienia. W tej samej kolejności sporządzany jest spis wewnętrzny. Numeracja kart inwentarza jest oddzielona od numeracji dokumentów akt osobowych.
Krok 4
Akta osobowe pracowników wydawane są wyłącznie kierownikowi lub innym osobom na polecenie kierownika, a także samemu pracownikowi. Informacje przechowywane w aktach osobowych są poufne, co oznacza, że nie mogą zostać ujawnione obcym. Zabronione jest dokonywanie zmian w poprzednich dokumentach akt osobowych, a także ich wyciąganie.
Krok 5
Dział HR prowadzi jedynie ewidencję obecnych pracowników. Dokumenty zwolnionych pracowników trafiają do archiwum. Przechowywane są tam przez 75 lat, a akta osobowe kierowników, kierowników oraz osób z nagrodami i stopniami naukowymi są bezterminowe.
