Rejestracja dokumentów do złożenia do archiwum odbywa się po zakończeniu roku. W ten sposób dokumenty są przygotowywane do przechowywania w związku z ustalonymi zasadami. W zależności od czasu przechowywania, a także wartości dokumentów sprawy realizowane są w całości lub według uproszczonego systemu.
Instrukcje
Krok 1
Zrób listę spraw na dokumenty tymczasowego przechowywania (do 10 lat włącznie). Sprawdź poprawność formowania sprawy (czy są dokumenty ze stałym okresem przechowywania). Sprawy należy pozostawić w teczkach, należy je usystematyzować zgodnie z nomenklaturą spraw i nie trzeba ich numerować. Sprawy przekazywane są do archiwum według nomenklatury spraw.
Krok 2
W przypadku przechowywania długoterminowego (powyżej 10 lat) wykonuje się następujące czynności:
1. Oprawa etui (obszyta w twardy folder lub okładka mocną nicią w czterech otworach lub może być zszyta).
2. Numeracja arkuszy (wykonywana czarnym grafitowym ołówkiem w prawym górnym rogu, bez dotykania tekstu dokumentu).
3. Sporządzenie napisu certyfikacyjnego (wskazać ile kartek jest obszytych, czy nie ma uszkodzeń, znak i data).
4. Sporządzanie wewnętrznego spisu dokumentów (dla spraw z dokumentami szczególnie cennymi, spraw osobowych, sądowych, śledczych itp.). Na końcu inwentaryzacji wskazać ilość dokumentów w sprawie oraz ilość arkuszy inwentaryzacji.
5. Rejestracja wszystkich szczegółów okładki sprawy (nazwa instytucji, jednostka strukturalna, indeks kancelaryjny sprawy, tytuł sprawy, termin ważności sprawy.
Krok 3
Zrób inwentaryzację dokumentów stałego lub długoterminowego przechowywania. Powinna zawierać indywidualny numer sprawy, a także wskazywać jej treść i skład w nagłówku sprawy. W spisie należy również wskazać okres przechowywania sprawy. Wskazać liczbę spraw oraz numer pierwszej i ostatniej sprawy, podpis i datę. Dla spraw personalnych sporządzany jest odrębny spis.
Krok 4
Przygotowane pliki prześlij do archiwum. Archiwum w Państwa obecności sprawdzi liczbę spraw według nomenklatury lub inwentarza, dokona wpisu potwierdzającego, zaznaczy numery spraw brakujących, wyznaczy termin przyjęcia i przekazania spraw. Inwentaryzację potwierdzają podpisy osób, które dokonały przekazania i przyjęcia spraw.
