Prowadzenie specjalnej dokumentacji jest integralną częścią działu personalnego przedsiębiorstwa. Jednocześnie dla każdego pracownika obowiązkowa jest teczka osobowa. W przyszłości pliki osobiste są archiwizowane w specjalnych folderach.
Niezbędny
- - dokumenty osobiste pracownika;
- - wykaz dokumentów;
- - folder na akta osobiste.
Instrukcje
Krok 1
Rozpocznij rejestrację akt osobowych pracownika natychmiast po zatrudnieniu. Nie ma jednolitego formularza do zgłoszenia sprawy, więc możesz go samodzielnie opracować. Utwórz kopie paszportu pracownika, zaświadczenia o ubezpieczeniu emerytalnym, zaświadczenia NIP i innych dokumentów osobistych, jeśli to konieczne, takich jak zaświadczenie lekarskie i prawo jazdy.
Krok 2
Zaprojektuj okładkę do swoich osobistych akt. Wskaż nazwę swojej organizacji zgodnie z dokumentami założycielskimi, umieść numer seryjny sprawy i datę jej przygotowania. Możesz również napisać z pracownikiem czas trwania umowy o pracę. Zostaw miejsce na notatki dotyczące zwolnienia, przeniesienia itp. Na środku okładki umieść pełne nazwisko, imię i nazwisko pracownika, jego stanowisko.
Krok 3
Pierwsza strona akt osobowych powinna zawierać spis dostępnych dokumentów pracownika. Najlepiej sporządzić inwentarz w formie elektronicznej. Pamiętaj, aby podać imię i nazwisko upoważnionego pracownika oraz datę inwentaryzacji. Informacje o dostępnych dokumentach można umieścić w formie tabeli, odnotowując numer każdego z nich i robiąc niezbędne notatki. Na dole inwentarza powinny znajdować się podpisy osoby sporządzającej i pracownika, dla którego sporządzana jest teczka osobowa. Dołącz kopie istniejących dokumentów po wykazie. Po nim następują wszystkie dokumenty związane z przepływem pracy, na przykład nakaz urlopu, umowy dotyczące zmian w umowie o pracę itp.
Krok 4
Zapisz swój osobisty plik w folderze archiwum. Dokumenty te powinny być przechowywane przez specjalistę ds. personalnych lub dyrektora firmy z ograniczonym dostępem do danych. Pracownicy mogą otrzymać dowolny z dokumentów w aktach osobowych po uzgodnieniu z kierownikiem i na osobistym paragonie. Kiedy pracownik zostaje zwolniony lub przeniesiony, akta osobowe są przekazywane do specjalnego archiwum o byłych pracownikach firmy.
