Dokumenty towarzyszące są sporządzane w celu potwierdzenia wysłania wskazanej w nich liczby dokumentów, towarów i innych wartości materialnych. Również dokumenty towarzyszące dotyczące przewozu towarów mogą zawierać inne informacje.
List przekazu
Przesyłanym oficjalnym dokumentom prawie zawsze towarzyszy list motywacyjny. Zawiera dane nadawcy, adresata, opis dokumentów i materiałów do wysłania. Warto również odnotować, z ilu arkuszy składa się przesłany dokument. List motywacyjny jest sporządzony jako osobny dokument na dwóch arkuszach, z których jeden pozostaje u nadawcy. W organizacjach numer i data wychodząca są stemplowane na listach przewodnich. Środki te są niezbędne, aby wszystkie dokumenty dotarły do adresata w sposób całkowicie bezpieczny. To także do pewnego stopnia ubezpieczenie nadawcy.
Dokumenty towarzyszące do przewozu towarów
Podczas realizacji transportu dokumenty przewozowe służą jako dokumenty towarzyszące, a także pisemna umowa przewozu. Przedstawia się je w formie listu przewozowego kolejowego dla transportu kolejowego, listu przewozowego dla transportu lotniczego, listu przewozowego dla transportu drogowego oraz listu przewozowego dla transportu morskiego.
Do listu przewozowego wpisywane są niezbędne informacje o ładunku (jego nazwa, ilość, sposób ustalenia wagi itp.), nadawcy, odbiorcy, odległości przewozu oraz jego wartości. Jest głównym dokumentem przewozu i określa relacje między nadawcą, przewoźnikiem i odbiorcą.
Konosament jest jednocześnie zabezpieczeniem potwierdzającym prawo jego posiadacza do dysponowania ładunkiem określonym w liście przewozowym i odbioru ładunku po jego przewozie. Na podstawie dokumentu przewozowego przewoźnik sporządza list przewozowy, w którym nadawca wskazuje nazwę nadawcy i odbiorcy, niezbędne informacje o przewożonym ładunku, kwotę przewozu (frachtu). Za nieścisłość informacji i wszelkie konsekwencje z tym związane nadawca ładunku odpowiada przed przewoźnikiem.
List przewozowy potwierdza przyjęcie towaru do przewozu i towarzyszy mu na całej trasie. Ponadto wraz z towarem przewoźnik przekazuje go odbiorcy.
Konosament we wszystkich rodzajach transportu, z wyjątkiem transportu kolejowego, jest sporządzany w trzech lub więcej egzemplarzach, tak aby każda ze stron miała kopię listu przewozowego w przypadku sporów.
Nadawca ładunku musi dostarczyć przewoźnikowi, oprócz listu przewozowego, również wszystkie dokumenty wymagane ze względów sanitarnych, celnych, kwarantanny i innych.