Praca biurowa jest ważną częścią działalności każdego przedsiębiorstwa, co pozwala na prowadzenie ewidencji wszystkich dokumentów administracyjnych i biznesowych. Pracownik lub cała jednostka, do której zadań należy praca biurowa, istnieje w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od formy własności. Kompetentnie wykonana praca biurowa to gwarancja dobrze skoordynowanej pracy całego przedsiębiorstwa i szybkiego reagowania na zmiany koniunktury i warunków rynkowych.
Do czego służy praca w biurze?
Prędzej czy później, po rozpoczęciu działalności, każde przedsiębiorstwo staje przed koniecznością zorganizowania pracy z dokumentami, które są podstawowym narzędziem zarządzania, gdyż to za ich pomocą dokonuje się przekazu wytycznych, a decyzje zarządcze są komunikowane do konkretnego wykonawcy. System pracy biurowej w przedsiębiorstwie ma na celu zapewnienie standaryzacji i jednolitości dokumentacji, uporządkowanie jej księgowania i przechowywania w celu ułatwienia pracy z dokumentami biznesowymi. Funkcje systemu pracy biurowej obejmują:
- kompetentna organizacja obiegu dokumentów, zapewniająca szybkie przekazywanie dokumentów najkrótszą ścieżką przy minimalnym nakładzie czasu, pozwalająca kontrolować przepływ dowolnego dokumentu i jego wykonanie w odpowiednim czasie;
- zautomatyzowany system rejestracji i rozliczania całej dokumentacji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej;
- archiwizacja dokumentów, co pozwala na ich usystematyzowanie według kryteriów formalnych i uformowanie ich w sprawy;
- tworzenie nomenklatury spraw - system kodów według wykazów nagłówków spraw, ułatwiający ich usystematyzowanie i określanie okresów przechowywania archiwów ustalonych przepisami prawa lub branżowymi.
Jeśli wszystkie te funkcje pracy z obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie zostaną zaimplementowane, możemy powiedzieć, że system pracy biurowej jest debugowany i działa zgodnie z wymaganiami.
Aspekty organizacyjne i prawne
Każdy dokument zawierający dane przedsiębiorstwa jest uważany za dokument biznesowy i w związku z tym ustalane są dla niego skutki prawne, tj. dokument ten można już przedstawić w sądzie przy rozwiązywaniu powstałych konfliktów i sprzeczności. Dlatego prowadzenie prac biurowych powinno odbywać się na podstawie dokumentów regulacyjnych - specjalnie opracowanych instrukcji, zweryfikowanych przez służbę prawną i zatwierdzonych przez kierownika przedsiębiorstwa. Niniejsza instrukcja jest nie tylko instrukcją, ale także dokumentem obowiązkowym do wykonania, dlatego wszystkie zainteresowane osoby muszą się z nią zapoznać przed podpisem.
Formy dokumentów, zgodnie z którymi przedsiębiorstwo prowadzi swoją działalność, muszą być ustandaryzowane. Skład szczegółów, które należy wskazać w formularzach, określa się zgodnie z GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji”. Ta sama norma określa również wymagania dotyczące projektowania dokumentacji biznesowej i administracyjnej.
