Dwight David Eisenhower był 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych. Miał wiele rzeczy do zrobienia, więc postanowił stworzyć własny system planowania, aby zawsze móc za wszystkim nadążyć.
Eisenhower zasugerował użycie macierzy priorytetów do planowania spraw. Opiera się na ustalaniu priorytetów według kryteriów ważności i pilności zadań. Sprawy są podzielone na cztery kategorie:
… To są rzeczy, na które jutro będzie za późno. Te sprawy muszą być załatwione bezbłędnie i przede wszystkim. Eisenhower zasugerował, że ta kolumna powinna być zawsze pusta, ponieważ jeśli masz pilne zadanie, natychmiast oceniasz jego wagę i pilność i zaczynasz je realizować. W tej kolumnie można wpisać różne nieprzewidziane okoliczności, siłę wyższą, wizyty u lekarza, pilne telefony. Musisz spróbować zrobić takie rzeczy od razu, wprowadzić je mentalnie do tej kategorii.
… Z reguły to właśnie te czynności najbardziej wpływają na produktywność czynności. To oni tak często odkładają się na później, dlatego wylewają się w ogony i pośpiech w pracy i można ich bezpiecznie przenieść do kategorii A. Są to sprawy, które należy natychmiast zakończyć w przypadku braku spraw z kolumny 1.
Są to rzeczy, które wydają się niemożliwe do odrzucenia, ale spędzają większość naszego czasu, jednocześnie nie popychając nas do celu i nie przynosząc nam żadnych korzyści. Przypadki w tej kolumnie należy dokładnie przejrzeć. Czy są warte twojego czasu, czy musisz je spełnić? Eisenhower poradził Ci, aby poszukać osób, które mogą wykonać te zadania dla Ciebie z takim samym lub lepszym sukcesem.
… To są najbardziej nieproduktywne rzeczy do zrobienia. Siedzenie w sieciach społecznościowych, przeglądanie czasopism, oglądanie telewizji - zajmuje to dużo czasu, przynosząc minimum korzyści. Jeśli takie rzeczy stały się nawykiem, należy stopniowo się ich pozbyć, skracając przydzielony im czas.
Będziesz mógł właściwie rozłożyć swoje sprawy zadając pytania: Czy to zadanie jest ważne? Co się stanie, jeśli zrobisz to jutro? Co się stanie, jeśli w ogóle tego nie zrobisz? W ten sposób możesz priorytetyzować robienie rzeczy, których naprawdę potrzebujesz, i nie marnować czasu.
