Otrzymując wiadomości od partnera biznesowego, wielu próbuje odpowiedzieć na otrzymane żądanie tak szybko, jak to możliwe, aby partner nie czekał. I to prawda – w tym przypadku często liczy się czas, który trudno przecenić. Ale nie zastanawiając się zbytnio nad formą odpowiedzi, niewiele osób myśli, że robiąc to może zadać cios reputacji firmy.
Instrukcje
Krok 1
Na początek dokładnie przestudiuj pytania zawarte w liście kontrahenta. Przygotuj krótką odpowiedź dla każdej pozycji, jeśli jest więcej niż jedna. Teraz przystąp do projektowania odpowiedzi listowej na żądanie. W tym celu weź papier firmowy z nadrukowanym logo i danymi firmy. Jeśli tak nie jest, wpisz ręcznie nagłówek listu, wskazując w nim niezbędne informacje. Umieszczenie szczegółów w liście jest bardzo cenne dla Twojego partnera biznesowego. Oferując je w każdej wiadomości, oszczędzasz mu każdorazowego szukania ich w stercie papierów czy plików komputerowych, a także konieczności składania osobnej prośby o szczegóły, jeśli chce sporządzić nową umowę lub zapłać fakturę.
Krok 2
W prawym górnym rogu wpisz dane adresata listu. W tym miejscu należy podać nazwę organizacji, stanowisko autora wniosku oraz jego pełne imię i nazwisko. Wręcz przeciwnie, w lewym rogu wybierz wiersze numeru wychodzącego, który zostanie przypisany do dokumentu po rejestracji, oraz datę. W takim przypadku nazwa dokumentu nie jest napisana. Zacznij natychmiast od zwracania się po imieniu i nazwisku, po słowie „Kochanie”. W części merytorycznej listu pierwsze słowa będą brzmiały „W odpowiedzi na Twój list informujemy Cię” (prośba, żądanie itp.). Następnie zapisz wszystkie przygotowane odpowiedzi punkt po punkcie, przestrzegając kolejnej numeracji, która była w oryginale.
Krok 3
W końcowej części wyraź swoją prośbę, życzenie lub wymagania, pamiętając o przestrzeganiu pełnego szacunku tonu, biznesowego stylu pisania i piśmienności. Zakończ list słowami „Z poważaniem” i podaj swoje imię i stanowisko. Dodatkowo podaj tutaj swój numer telefonu do komunikacji i e-mail, jeśli chcesz otrzymać list z odpowiedzią lub komentarze do tego, co zostało powiedziane w liście.
