W toku działalności gospodarczej liderzy firm zawierają wiele różnych umów z dostawcami i odbiorcami. Aby móc śledzić czas trwania tych regulacji, niektóre organizacje korzystają z tzw. rejestrów umów. Ogólnie pojęcie „rejestru” oznacza pewien dziennik rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących. Jak stworzyć taką bazę danych?
Instrukcje
Krok 1
Najpierw musisz zdecydować, jakie informacje chcesz widzieć w rejestrze, czyli wyróżnić dla siebie najważniejsze kryteria. Następnie w dzienniku, który można zrobić zarówno w Excelu, jak i zwykłym notatniku (najlepiej w formacie A4), zrób tabelę.
Krok 2
Jeśli zatrzymałeś się przy drugiej metodzie, najpierw sporządź stronę tytułową. Napisz na nim dane organizacji, czyli INN, KPP, OKATO, adres siedziby oraz szefa organizacji. W środku napisz „Rejestr umów na (określ okres)”.
Krok 3
Następnie na następnym arkuszu utwórz tabelę składającą się z sześciu kolumn. W pierwszej kolumnie wskaż numer umowy zawartej z kontrahentem, w drugiej - datę regulacyjnego dokumentu prawnego, aw trzeciej - datę jego wygaśnięcia.
Krok 4
Następnie podaj nazwę kontrahenta, kontrahenta i przedmiot umowy, na przykład opracowanie programów księgowych. Opcjonalnie możesz wskazać kwotę zamówienia, czy istnieje dodatkowa umowa i inne warunki. Z reguły umowy są wprowadzane w kolejności chronologicznej. Po zakończeniu okresu wskazane jest flashowanie, numerowanie i podpisywanie dokumentu z kierownikiem organizacji. Następnie przekaż rejestr do archiwum.
Krok 5
Ponadto do kompilacji rejestrów można użyć specjalnie opracowanego programu, który nazywa się „Rejestr umów”. Pozwala śledzić płatności z tytułu umów, datę ważności tych dokumentów, a także prowadzić ewidencję wypłaconych kwot. Program automatycznie generuje zestawienia, które po upływie okresu można wydrukować na papierze.
Krok 6
Możesz zatrzymać się na trzeciej metodzie, czyli za pomocą programu Excel. Kolumny w tabeli mogą mieć przybliżoną zawartość, jak w przypadku pierwszej metody. Pod koniec okresu wydrukuj rejestr i przekaż go do podpisu głównemu księgowemu.
