Dokumenty są integralną częścią wszelkich dokumentów w przedsiębiorstwie lub organizacji, niezależnie od tego, czy są prywatne czy publiczne. Dokumenty są wypełniane, sortowane, wysyłane, przyjmowane itp. Jeśli istnieje kilka dokumentów, po prostu konieczne jest sporządzenie rejestru - nie tylko uprości to pracę urzędników i innych kategorii pracowników (ekonomistów, księgowych itp.), Ale także pracowników innych organizacji, jeśli zaakceptują dokumenty, które wysyłasz.
Instrukcje
Krok 1
Zbierz niezbędne dokumenty jednej kategorii, czyli dokumenty związane z jednym rodzajem (potwierdzające koszty produkcji, dokumenty przyjęcia/sprzedaży itp.). Osobno zbieraj dokumentację administracyjną: rozkazy, dekrety, rozkazy. Posortuj je według autorstwa (rozkazy szefa organizacji, rozkazy szefów działów itp.).
Krok 2
Twórz foldery do przechowywania dokumentów, które zostały już posortowane i przechowuj wszystko w porządku chronologicznym. Zrób spis każdego folderu. Daj im numer inwentarzowy.
Krok 3
Utwórz tabelę na podstawie dokumentów z odpowiednimi polami, dzieląc arkusz na kolumny i wiersze. Podpisz kolumny zgodnie z przeznaczeniem dokumentu i jego funkcjonalnością. Jednocześnie pamiętaj, że rejestr musi zawierać wyczerpujące informacje o dokumentach, abyś z tego czy innego powodu nie musiał wielokrotnie otwierać samego dokumentu i studiować go z tego czy innego powodu. I tak np. ewidencja dokumentów potwierdzających poniesione wydatki musi zawierać następujące kolumny: numer dokumentu, nazwa, treść dokumentu, kwota i znak na zwrocie dokumentu.
Krok 4
Z kolei rejestr dokumentów akcjonariuszy JSC, JSC itp. musi zawierać dane niezbędne do identyfikacji wszystkich osób wpisanych do rejestru, ustalenia ich praw do akcji, uzyskania dochodu z akcji osób wpisanych do rejestru, zbierania danych o wszystkich posiadaczach akcji, a także informacje o otrzymywanie przez nich wszelkiego rodzaju powiadomień o spotkaniach i innych wydarzeniach.
Krok 5
Należy mieć świadomość, że przy sporządzaniu ewidencji dokumentów dla wygody i szybkości wyszukiwania w przyszłości konieczne jest prowadzenie wszystkich zapisów w porządku chronologicznym.
Krok 6
Tylko jeśli rejestr dokumentów jest sporządzony poprawnie, nie będziesz musiał poświęcać dodatkowego czasu na szukanie, możesz szybko i łatwo znaleźć potrzebny papier, wysłać wymagane żądanie lub powiadomienie i po prostu wykonać swoją pracę z wysoką jakością.
