Każda firma zatrudniająca specjalistów prowadzi dziennik umów o pracę, który jest przechowywany w archiwum przedsiębiorstwa. Prowadzenie ewidencji tych dokumentów jest niezbędne dla łatwości obsługi, usprawnienia, wyeliminowania przyczyny utraty kontraktów, umów dodatkowych. Czasopismo to może mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną.
Czy to jest to konieczne
- - dokumenty firmowe;
- - umowy o pracę, dodatkowe umowy;
- - formularz dziennika do rozliczania kontraktów.
Instrukcje
Krok 1
Dziennik rejestracji i rozliczania umów nie posiada specjalnej formy zatwierdzonej aktami ustawodawczymi. Masz prawo do samodzielnego opracowania formularza dokumentu. Istnieje kilka szczegółów, które są wymagane w dzienniku do ewidencjonowania umów o pracę.
Krok 2
Na stronie tytułowej co do zasady powinna znaleźć się informacja o firmie, w której przechowywane są umowy o pracę. Tytuł dokumentu napisz w środku wielkimi literami. Wpisz nazwę firmy. Jeśli przedsiębiorstwo jest duże, bardziej celowe jest posiadanie osobnego dziennika dla każdego działu (usługi). W takim przypadku podaj nazwę jednostki strukturalnej. Wpisz datę rozpoczęcia dokumentu. Wpisz nazwę stanowiska, dane osobowe pracownika wyznaczonego do rejestracji, zawierania umów z pracownikami firmy. W wielu organizacjach robi to oficer personalny.
Krok 3
W programie Excel utwórz tabelę z ośmioma kolumnami. W pierwszej kolumnie należy wskazać numer seryjny umowy o pracę, w drugiej - numer umowy nadany mu w momencie rejestracji pracownika na stanowisko. W trzeciej, czwartej kolumnie wpisz warunki umowy, czyli datę rozpoczęcia, datę zakończenia. W piątej kolumnie wpisz przedmiot zamówienia. Może to być mianowanie szefa działu płac. Oznacza to, że ta kolumna wskazuje również nazwę stanowiska, na którym zarejestrowany jest pracownik
Krok 4
W szóstej kolumnie wskaż dane osobowe specjalisty, z którym została zawarta umowa o pracę, sporządzono dodatkową umowę. W siódmej kolumnie podaj numer folderu archiwum i jego lokalizację. Na ósmym miejscu umieść podpis osoby odpowiedzialnej, jej nazwisko, inicjały. Wydrukuj arkusz kalkulacyjny i śledź umowy o pracę.
Krok 5
Należy pamiętać, że umowy o pracę są ważnymi dokumentami prawnymi. Zwalniając osobę odpowiedzialną, sporządź akt przekazania dokumentacji. Nowo zatrudniony pracownik będzie musiał prowadzić ewidencję umów zgodnie z wymaganiami.
