Współczesna praktyka stosunków umownych pomiędzy podmiotami prawnymi pokazuje, że większość umów cywilnoprawnych pomiędzy nimi zawiera przesłanki obowiązkowego przedsądowego rozstrzygania sporów poprzez zgłaszanie roszczeń.
Procedura reklamacyjna dla rozstrzygnięcia sporu polega na przesłaniu roszczenia do kontrahenta ze wskazaniem terminu jego rozpatrzenia. W określonym czasie druga strona umowy musi przesłać autorowi roszczenia uzasadnioną odpowiedź, która może być pozytywna lub negatywna.
W przypadku niezgodności z wymaganiami określonymi w roszczeniu, musisz uzasadnić odmowę ich spełnienia.
Odpowiedź na roszczenie adresowana jest do osoby, która ją podpisała, zwykle jest to szef organizacji, dlatego najlepiej rozpocząć roszczenie od oficjalnego apelu do niego, na przykład „Drogi Iwan Iwanowicz!”
W tekście odpowiedzi należy odwołać się do samego roszczenia, jego numeru, daty, krótko określić jego istotę, aby od razu było jasne, o co chodzi. Na przykład „Na podstawie wyników rozpatrzenia roszczenia o pobranie odsetek za wykorzystanie środków innych osób w wysokości 50 000 rubli. z dnia 26.12.2013 r., sygn. nr 575657 w związku z opóźnieniem w zapłacie z tytułu umowy najmu z dnia 12.08.2013 nr 565665 informuję, że roszczenie to podlega odrzuceniu z następujących powodów.”
Oto powód odmowy. Takimi przyczynami może być np. naruszenie warunków umowy przez autora roszczenia: „Zgodnie z ust. 1 Umowy czynsz jest płacony na podstawie kompletu dokumentów pierwotnych (świadectwo ukończenia, faktura), która jest dostarczana przez wynajmującego nie później niż 5 (piątego) dnia miesiąca następującego po dniu sprawozdawczym. Jednak dokumenty do zapłaty zostały wysłane przez Ciebie z naruszeniem określonego okresu, w związku z czym naliczanie odsetek za wykorzystanie środków innych osób w tym przypadku jest nielegalne”.
Odpowiedź na reklamację podpisuje osoba upoważniona wraz z załączonym odpowiednim pełnomocnictwem.
