Wcześniej czy później każdy pracownik staje przed pytaniem: jak prawidłowo sporządzić raport ze swojej pracy. Każdy raport jest ważnym narzędziem dla pracownika i menedżera, za pomocą tego sformalizowanego rodzaju komunikacji menedżer otrzymuje potrzebne mu informacje, których potrzebuje do analizy i oceny działań pracownika.
Instrukcje
Krok 1
Przede wszystkim należy określić, jaki rodzaj raportu należy sporządzić: jednorazowy czy roboczy. Raporty jednorazowe są zwykle sporządzane na podstawie wyników konkretnych czynności, a pracownicy pozwalają na okresową analizę pracy wykonywanej przez pracownika (wielkość i wynik).
Raporty okresowe mogą być: dzienne (mogą służyć do monitorowania ważnych projektów krótkoterminowych lub w okresie próbnym pracownika), tygodniowe (najczęściej), miesięczne, kwartalne i gotowe (ten typ raportu zawiera dużą ilość informacji analitycznych i jest zwykle udostępniana kierownictwu wyższego szczebla).
Krok 2
Jak więc poprawnie napisać raport o pracy?
Najpierw musisz zdecydować o czasie sporządzenia raportu i zaplanować w swoim harmonogramie czas jego przygotowania. Może to być niewielka ilość czasu każdego dnia lub określony czas przeznaczony na skompletowanie całego raportu od razu, najważniejsze jest, aby nie zwlekać do terminu.
Krok 3
Przede wszystkim zdecyduj o ostatecznych celach swojej pracy. Treść raportu powinna być informacyjna, jasna i najlepiej zwięzła. Nie zapominajmy o „zasadzie siedmiu”, która mówi, że nasza świadomość jest w stanie skutecznie przyswajać 7 pierwiastków jednocześnie (+/- 2). W związku z tym wskazane jest wyróżnienie dokładnie takiej liczby punktów lub sekcji w raporcie.
Krok 4
Ważne jest, aby móc skoncentrować się na wynikach swoich działań, opisując, jakie zadania zostały wykonane, a nie tylko wymieniać czynności wykonane przez określony czas.
Krok 5
Aby uzyskać większą jasność, udziel odpowiedzi za pomocą tabel, zdjęć, diagramów.
Krok 6
Sytuacja jest uproszczona, jeśli Twoja firma ma już opracowane formularze raportów (formularze, tabele, które należy wypełnić, zgłaszając uwagi)
Krok 7
Liczy się nie tylko to, co napisałeś w raporcie, ale także sposób, w jaki go wysłałeś. Tutaj należy pamiętać o złotej zasadzie: raporty dzienne wysyłane są pod koniec dnia roboczego, a nie następnego dnia rano. Co tydzień - w piątek wieczorem, nie w poniedziałek rano.
Krok 8
Kolejna wskazówka: zanim wyślesz raport, przeczytaj go jeszcze raz, spróbuj zrobić to oczami swojego kierownictwa. Jakie masz pytania? Być może trzeba coś dodać lub wręcz przeciwnie, maksymalnie uprościć informacje.
