Procedurę pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej, w tym zwolnienia z powodu nieobecności w pracy, określa ustawa. Każde naruszenie tej procedury pociąga za sobą uznanie działań pracodawcy za nielegalne i przywrócenie pracownika do pracy.
Aby zwolnienie pracownika z powodu nieobecności było uzasadnione, pracodawca, oprócz ustalenia faktu nieobecności, musi przestrzegać szeregu zasad.
Po pierwsze, konieczne jest zażądanie od pracownika pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn nieobecności w pracy.
Po drugie, pracownik może zostać zwolniony nie później niż miesiąc od dnia nieobecności, bez uwzględnienia czasu pracownika szpitala, jego urlopu, a także rozważenia kwestii odwołania organu przedstawicielskiego pracowników, ale w każdym przypadku nie później niż 6 miesięcy od dnia nieobecności w pracy.
Po trzecie, dopuszczalne jest zastosowanie tylko jednej sankcji dyscyplinarnej za jedno przewinienie dyscyplinarne, to znaczy niemożliwym jest, aby wagarowicz był najpierw upomniany, a następnie zwolniony z powodu nieobecności w pracy.
Konieczne jest poproszenie pracownika o wyjaśnienie nieobecności w celu prawidłowej oceny naruszenia dyscypliny pracy.
Pracodawca oczekuje wyjaśnień w ciągu 2 dni, w przypadku braku wyjaśnień zwolnienie następuje bez nich. Zwolnienie przed upływem wskazanych 2 dni będzie prawidłowe, jeżeli pracodawca sporządzi ustawę o odmowie udzielenia wyjaśnień przez pracownika.
Jeśli pracownik nie idzie do pracy, najlepiej wysłać telegram do jego miejsca zamieszkania z prośbą o wyjaśnienie przyczyn nieobecności. Tak więc pracodawca otrzyma jednocześnie dowód, że zażądał wyjaśnień, nawet jeśli pracownik odmówi przyjęcia telegramu. Lepiej nie używać do tych celów listów poleconych, ponieważ pracownik może je odebrać znacznie później. Rozmowy telefoniczne o konieczności złożenia wyjaśnień również nie wskazują na przestrzeganie przez pracodawcę nakazu zwolnienia.
W takim przypadku o wyjaśnienia należy poprosić pracownika przed wydaniem nakazu zwolnienia.
Naruszenie przez pracodawcę terminu na wszczęcie postępowania dyscyplinarnego stanowi bezsporną podstawę do uznania zwolnienia za niezgodne z prawem. Słuszne byłoby zwolnienie za nieobecność od ostatniego dnia pracy, czyli od dnia poprzedzającego wagarowanie.
