Gdy nagromadzi się zbyt wiele dokumentów i znajdują się one w jednym stosie, może być trudno zorientować się, do czego odnosi się. Znalezienie odpowiedniego dokumentu jest jeszcze trudniejsze. Aby rozwiązać ten problem, musisz uporządkować swoje dokumenty. Opisana metoda nadaje się nie tylko do porządkowania dokumentów na papierze, ale ma całkiem zastosowanie do dokumentów w formie elektronicznej, oczywiście przy drobnych założeniach.
Instrukcje
Krok 1
Organizowanie dokumentów jest łatwe, nawet jeśli jest ich zbyt wiele. Przejrzyj wszystkie dostępne dokumenty i zrób listę kategorii, według których będziesz je sortować. Określ, czy na tej liście będą podkategorie. Np. w ogólnej kategorii kontraktów można wyróżnić kontrakty na dostawy, na świadczenie usług. Wśród zleceń wyróżnij zlecenia ogólne dotyczące działalności firmy oraz zlecenia personalne.
Krok 2
Gdy lista kategorii jest już kompletna, określ, jak i gdzie umieścisz dokumenty. Uzgodnij z kierownictwem koszty zakupu materiałów biurowych (teczek, teczek, kolorowych naklejek), ponieważ sortowanie i dystrybucja dokumentów jest przyjemniejsze, jeśli nie musisz bawić się starymi, rozpadającymi się teczkami.
Krok 3
Posortuj dostępne dokumenty zgodnie z skompilowaną listą. Umieść je w oddzielnych stosach. W razie potrzeby napisz na nich ołówkiem lub naklej naklejkę (aby nie pomylić się podczas sortowania).
Krok 4
Oceń, czy dokumenty z jednej kategorii (podkategorii) zmieszczą się w folderze i zarchiwizuj je. Lepiej ułożyć dokumenty według daty ich sporządzenia. Z reguły w codziennej pracy dokumenty są segregowane tak, jak powstają, z najnowszymi dokumentami na górze. Przy przenoszeniu spraw do archiwum kolejność ulega zmianie (na górze najwcześniejszy dokument, na dole najpóźniej do daty utworzenia).
Krok 5
Jeśli umieszczasz dokumenty z różnych lat w tym samym folderze, oddziel wizualnie jeden rok od drugiego kolorową naklejką lub większym arkuszem. Takie zakładki znacznie ułatwiają odnalezienie pożądanego dokumentu w przyszłości.
Krok 6
Zrób załącznik do następnego dokumentu.
Krok 7
W razie potrzeby sporządź rejestr wszystkich folderów z dokumentami, wskazując zawartość każdego folderu, datę jego utworzenia i zakończenia konserwacji, miejsce przechowywania itp. Ułóż foldery tak, aby wygodnie było z nich korzystać i nie trzeba było się do nich „przebijać” przez tonę makulatury.
