Spotkania są niezbędnym elementem życia biznesowego. Jest narzędziem do monitorowania, wyznaczania celów zarządzania i wdrażania informacji zwrotnej. Na spotkaniu sporządzane są sprawozdania oraz podawane są informacje o aktualnym stanie rzeczy. Jego uczestnicy mają możliwość naradzania się ze sobą i docelowo podejmowania decyzji niezbędnych do pomyślnej realizacji powierzonych zadań.
Instrukcje
Krok 1
Określ cel spotkania. Jego uczestnicy mogą się spotkać np. w celu przeprowadzenia wstępnej wymiany poglądów, wysłuchania raportu o stanie rzeczy, przygotowania rekomendacji rozwiązania ewentualnych problemów lub akceptacji tych kwestii. Temat spotkania powinien zainteresować każdego uczestnika spotkania.
Krok 2
Przygotuj plan spotkania. Wskaż w nim listę pytań, które należy podczas niej wysłuchać i omówić. Należy omówić tylko te kwestie, których nie można rozwiązać w stanie roboczym. Wyślij wstępną agendę spotkania do wszystkich uczestników i wysłuchaj ich życzeń i uwag na temat i agendę spotkania. Dostosuj agendę biorąc pod uwagę wyrażone życzenia.
Krok 3
Zdecyduj o miejscu, czasie i trybie spotkania. Wyznacz prelegentów i punkty kontaktowe dla każdego punktu porządku obrad. Poproś prezenterów o wcześniejsze przesłanie abstraktów. Ustal harmonogram spotkania, wskaż czas przeznaczony na omówienie każdego zagadnienia. Wyślij końcowy plan spotkania i agendę do każdego uczestnika.
Krok 4
W razie potrzeby prześlij uczestnikom streszczenia raportów, które zostaną przedstawione na spotkaniu, projekty decyzji do podjęcia, notatki informacyjne i materiały analityczne.
Krok 5
Zastanów się, jak najlepiej posadzić uczestników spotkania, aby ograniczyć do minimum możliwość wystąpienia sytuacji konfliktowych. Psychologowie zauważyli, że częściej osoby siedzące naprzeciw siebie wchodzą w konflikty i spory, rzadziej te siedzące obok siebie. Rozważ ten czynnik.
Krok 6
Wskaż przewodniczącego, który będzie w stanie poprowadzić spotkanie tak, aby wszystkie kwestie zostały rozwiązane w optymalny sposób i w jak najkrótszym czasie. Aby to zrobić, musi zapewnić konstruktywne decyzje każdego uczestnika spotkania i sprawić, by dyskusja była rzeczowa.
Krok 7
Zadbaj o ścisłą kolejność realizacji programu spotkania, a będzie ono w miarę udane, a podjęte na nim decyzje skuteczne.
