Na zakończenie posiedzenia należy sporządzić protokół w celu ustalenia porządku obrad, podjętych decyzji, warunków ich realizacji itp. Ważne jest sporządzenie protokołu bezpośrednio po posiedzeniu i nie odkładać „na później”. Dobrze, jeśli profesjonalna sekretarka może prowadzić protokół. Jeśli jednak tak nie jest, mogą to robić również inne osoby, które znają pewne zasady sporządzania protokołów posiedzeń.
Instrukcje
Krok 1
Osoba sporządzająca protokół ze spotkania musi być świadoma wszystkich decyzji z poprzednich spotkań, aby zrozumieć logikę podjętych decyzji. Jeśli sporządzasz protokół ze spotkania, zrób kopie protokołów z kilku poprzednich spotkań. Na spotkaniu natychmiast dokumentuj punkty porządku obrad.
Krok 2
Przy każdym punkcie agendy zapisz wszelkie przemyślenia, które zostały wyrażone podczas spotkania. Można to zrobić krótko, ponieważ protokół zostanie sfinalizowany nie podczas spotkania, ale po nim. Celem tych notatek jest to, że dzięki nim nie przegapisz ani jednej ważnej wyrażonej myśli. Zapisz również imiona tych, którzy się odzywają, aby pamiętać, kto co powiedział i na jaki temat. Pisz tylko fakty na podstawie oświadczeń, a nie osobistych opinii lub założeń.
Krok 3
Samo spisanie protokołu powinno nastąpić natychmiast po spotkaniu, aby nie pominąć ważnych punktów lub nie zagubić zapisów. Protokół powinien zawierać krótki opis spotkania w stylu biznesowym. Aby to zrobić, użyj mowy pośredniej, napisz wszystko w czasie przeszłym: „II Iwanow zauważył, że …”.
Krok 4
Treść protokołu powinna składać się z:
1. „czapki” wskazujące cel i datę zebrania, czasem także wskazujące czas rozpoczęcia zebrania;
2. wykazy obecnych i nieobecnych;
3. streszczenie podjętych decyzji – ze wskazaniem inicjatorów tych decyzji.
