Protokół to dokument, który rejestruje przebieg dyskusji i decyzje podjęte na spotkaniach, spotkaniach czy konferencjach. Na podstawie ewidencji prowadzonej podczas rejestrowanego zdarzenia sporządzany jest protokół. Może to być transkrypcja, nagranie dźwiękowe lub szkice notatek sekretarza. Wykorzystywany jest również porządek obrad, streszczenia wystąpień, projekty decyzji oraz listy uczestników. Zgodnie z regulaminem protokół sporządzany jest w ciągu trzech dni po posiedzeniu.
Instrukcje
Krok 1
Pierwsza linia to pełna nazwa przedsiębiorstwa, w którym odbyło się spotkanie. Drugi wiersz to słowo „PROTOCOL” pisane wielkimi literami. Po - data protokołu (zauważ, że jest to data spotkania, a nie dzień sporządzenia dokumentu), jego numer rejestracyjny i miasto, w którym dokument został sporządzony. Następnie wpisuje się tytuł - w lewym rogu z dużej litery wskaż definicję rodzaju spotkania uzgodnioną w dopełniaczu słowem „protokoły”. Na przykład „Spotkania szefów działów strukturalnych”.
Krok 2
Kolejny rozdział to wprowadzenie do protokołu. Po nagłówku z paragrafu napisać „Przewodniczący:” oraz podać nazwisko i inicjały, odnotowywane jest również pełne nazwisko „Sekretarz:”. W nowym wierszu wpisz „Uczestniczył:” i wymień nazwiska i inicjały uczestników w kolejności alfabetycznej. Jeśli istnieją osoby trzecie (nie pracownicy organizacji), dodaj wiersz „Zaproszeni:” zawierający nazwiska i organizacje zaproszonych osób. Jeśli jest więcej niż 10 uczestników, nie wymieniaj ich w protokole, ale napisz po „Uczestniczył”: łączna liczba osób i zdanie „lista jest załączona”. Lista jest integralną częścią protokołu. W polu wpisz ponumerowaną listę omawianych zagadnień, wskazując nazwiska prelegentów.
Krok 3
Treść głównego tekstu protokołu składa się z części opisujących przebieg dyskusji pod każdym punktem porządku obrad. Liczba sekcji odpowiada liczbie punktów porządku obrad, każda sekcja składa się z części „ODSŁUCHANYCH”, „WYPOWIEDZIALNYCH”, „ZDECYDOWANYCH”. Jeżeli uchwała wiąże się z głosowaniem, to po sformułowaniu decyzji odnotowujemy „Jednogłośnie” lub np. „Za – 5, przeciw – 1, wstrzymujące się – 2”. Decyzja formułowana jest w trybie rozkazującym, ze wskazaniem odpowiedzialnego (wykonawcy) i terminu.
Krok 4
Po rejestracji protokół podpisują przewodniczący i sekretarz.
