Wyniki spotkań wymagają udokumentowania w postaci protokołów. Przy tworzeniu tego dokumentu ważne jest, aby odzwierciedlić główny punkt dyskusji, przedstawiając całą dyskusję tak zwięźle, jak to możliwe.
Po zebraniu protokół sporządza sekretarz zebrania, który musi albo robić notatki w trakcie dyskusji, albo prowadzić zapis z dyktafonu. Druga opcja jest najbardziej optymalna do rozwiązywania ewentualnych sporów.
Wizualnie dokument składa się z następujących części:
- informacje ogólne;
- porządek obrad spotkania;
- dyskusja i podjęte decyzje.
Informacje ogólne
Ten blok informacji zawiera tytuł, lokalizację (miasto, datę, godzinę spotkania), listę obecnych osób. Tytuł spotkania to tytuł. Na przykład spotkanie grupy roboczej ds. personalnych. W bloku daty i godziny wskazano informację o bezpośrednio odbytym posiedzeniu, a nie o dacie podpisania protokołu.
Jeżeli posiedzenie odbywa się w ramach stałej struktury (komisja, grupa robocza itp.), wówczas w informacji ogólnej podaje się pełną nazwę stałego przewodniczącego i sekretarza posiedzenia.
Przy sporządzaniu listy obecnych należy wskazać nazwy stanowisk i miejsc pracy zaproszonych osób. Ten blok informacji zaczyna się od słowa „Obecny”. W przypadku, gdy zebranie przewiduje głosowanie, wówczas obecni w protokole dzielą się na dwie grupy - z prawem głosu i bez prawa do udziału w głosowaniu.
Program spotkania
Porządek obrad ustalany jest przed spotkaniem. Są jednak wyjątki, na przykład - w przypadku pilnych spotkań. W tym bloku wymieniane są zagadnienia spotkania bez określania mówców i limitu czasowego sprawozdań. Nawet jeśli posiedzenie zwoływane jest w celu omówienia jednego zagadnienia, nie jest ono umieszczane w tytule dokumentu, lecz sporządzane w formie porządku obrad.
W zależności od terminu wystąpienia, przedstawiony porządek obrad może zostać zatwierdzony automatycznie lub poddany pod głosowanie przewodniczącego. W takim przypadku dyskusja rozpoczyna się od pytania o zatwierdzenie porządku obrad. Jeżeli nie ma zastrzeżeń, to w protokole taką decyzję formalizuje się w następujący sposób: „Kwestia uzgodnienia porządku obrad została poddana pod głosowanie”. Poniżej przedstawiono wyniki głosowania w postaci: „Głosowano: za – (liczba głosów), przeciw – nie, wstrzymujących się – nie”.
Dyskusja i podejmowanie decyzji
Największy blok pytań jest zarezerwowany dla odzwierciedlenia przebiegu dyskusji. Każda sprawa z porządku obrad umieszczana jest w osobnym bloku, zaczynając od treści z porządku obrad. Następnie następuje przebieg raportu, który jest sporządzony w następującej formie: „Wysłuchałem: (imię i nazwisko mówcy)”. Doświadczeni transkrybenci zalecają nie transkrypcję przemówień, ale pozostawienie ogólnego znaczenia, które można wyrazić w kilku zdaniach. Jeżeli ważne jest zachowanie znaczenia większości raportu, to tezy wystąpienia lub fragmenty prezentacji można przytoczyć w załączniku do protokołu, odwołując się do nich w tekście dokumentu.
To samo dotyczy refleksji nad przebiegiem dyskusji. Jeżeli kilku mówców podziela ten sam punkt widzenia, to ich wystąpienia można sformalizować w postaci: „Mówcy (imiona i nazwiska mówców), którzy poparli opinię mówcy”.
W wyniku każdego pytania należy sformułować rozwiązanie. Powinien być przygotowany wcześniej w projektach decyzji lub sformułowany przez samych uczestników spotkania podczas dyskusji. Decyzje podejmowane są w formie konkretnych sformułowań, które muszą być przedstawione jednoznacznie i dokładnie. Decyzje o wystąpieniach czysto informacyjnych mogą być brane pod uwagę przez uczestników spotkania.
Jeżeli w spotkaniu przewiduje się głosowanie, protokół po każdej sprawie powinien zawierać jej wyniki: „Decyzja została podjęta jednogłośnie”, „Decyzja została podjęta większością głosów”, „Decyzja nie została podjęta”. w przypadkach, gdy kwestie są usuwane z dyskusji, przełożone na inne posiedzenie lub nierozpatrzone z powodu nieobecności mówcy.
Na koniec protokół podpisuje przewodniczący i sekretarz oraz, w razie potrzeby, poświadcza pieczęć organizacji zwołującej posiedzenie.
