Decyzja każdego posiedzenia jest prawnie wiążąca tylko wtedy, gdy została sformalizowana w protokole. Protokoły ze spotkań rodziców, spotkań właścicieli domów lub wspólników oczywiście różnią się treścią, ale wymagania dotyczące formy są zawsze w przybliżeniu takie same.
Napisz na szkicu
Nie zawsze wygodnie jest pisać na komputerze podczas spotkania, więc protokół można najpierw spisać w wersji roboczej. Niektóre informacje można wprowadzić przed rozpoczęciem spotkania. Powyżej napisz słowo "Minuty", tuż poniżej - nazwę spotkania i datę. Jeszcze niżej po lewej stronie napisz słowo „Uczestniczył”. Jeśli oczekuje się, że decyzja zostanie podjęta kwalifikowaną lub zwykłą większością głosów, wskaż, ile osób powinno być obecnych. Ma to znaczenie np. w przypadku spotkania właścicieli domów, którzy muszą zadecydować, jak zarządzać domem, zbierać pieniądze na remonty kapitalne itp. Napisz swój plan poniżej. Jeśli zamierzasz rozmawiać o sprawach, o których jeszcze nie wiesz, dodaj pozycję „Różne”. W niektórych przypadkach należy określić termin.
Po rozpoczęciu spotkania
Zapisz, ile osób jest obecnych i ile powinno być. Pod agendą napisz słowo „Listened” i wstaw dwukropek. Zapisz pytania, nazwiska prelegentów i streszczenie wystąpień, punkt po punkcie. Prelegenci mogą zostać poproszeni o wcześniejsze zgłaszanie swoich wystąpień. Zapisz w protokole pytania zadawane każdemu prezenterowi i odpowiedzi. Jeśli chodzi o rozwiązania, można je wprowadzić po każdym pytaniu lub jako pojedynczy blok na dole protokołu. Pamiętaj, aby wskazać, ile osób głosowało „za”, „przeciw”, ile wstrzymało się od głosu. Pod decyzjami wpisz nazwiska przewodniczącego i sekretarza oraz wpisz datę. W niektórych przypadkach wymagane jest wskazanie nazwisk wszystkich członków prezydium.
Wpisz tekst na komputerze
Podczas pisania na komputerze sekretarka zwykle edytuje tekst. Spróbuj go edytować tak, aby nie łamał znaczenia. Dotyczy to zwłaszcza decyzji. Nie ma jednolitego formularza rejestracji protokołów, ale zazwyczaj obowiązują następujące zasady:
- tekst jest pisany czcionką 14 punktów w odstępach półtora lub półtora;
- wyrównanie tekstu głównego - po obu stronach;
- wyrównanie tytułu - wyśrodkowane, liczba uczestników - prawo;
- akapity zaczynają się od czerwonej linii.
Wpisz tekst, nie zapomnij zostawić miejsca na podpisy przewodniczącego i sekretarza, a także umieścić transkrypcje podpisów. Umieść datę na dole. Wydrukuj protokół i pozwól, aby przewodniczący i sekretarz podpisali. Zdarzają się przypadki, gdy spotkanie odbywa się zaocznie. W tym przypadku teksty przemówień nie są pisane. Pozostałą część protokołu sporządza się w ten sam sposób.
