Organizacja konferencji wymaga starannego przygotowania. Dzieląc ten proces na etapy, możesz zminimalizować koszty pracy na wysokim poziomie imprezy.
Niezbędny
Komputer z dostępem do internetu i programami pomocy dla miasta, telefon
Instrukcje
Krok 1
Zdecyduj o temacie konferencji, liczbie potencjalnych uczestników, czasie i prelegentach. Negocjuj z wykładowcami w celu uzyskania zgody na wystąpienie.
Krok 2
W zależności od tematu i planowanej liczby uczestników należy wybrać opcje dla miejsc konferencyjnych. Mogą to być domy kultury, sale konferencyjne hoteli, restauracje, ośrodki wypoczynkowe i inne. Selekcja odbywa się za pomocą wyszukiwania w Internecie i różnych katalogach miast, na podstawie uzyskanych danych tworzona jest tabela potencjalnych miejsc, wskazująca nazwę, adres, numer telefonu, liczbę miejsc, koszt i dostępność niezbędny sprzęt (np. projektor, ekran, mikrofon).
Krok 3
Zadzwoń do powstałej bazy danych potencjalnych miejsc i wyjaśnij, jeśli to możliwe, w pożądane dni koszt wynajmu, dostępność dodatkowych usług (na przykład zorganizowanie stołu w formie bufetu). W rezultacie wybierz miejsce i datę.
Krok 4
Opracuj korporacyjny styl konferencji (symbol, hasło, kolory itp.) i zdecyduj o wymaganych produktach (markowe zeszyty, długopisy, zaproszenia, koszulki i inne). Zamów produkty na wydarzenie w firmach z pamiątkami. Stwórz również zaplanowany program.
Krok 5
Wyślij zaproszenia do potencjalnych uczestników na papierze firmowym pocztą elektroniczną lub za pomocą niestandardowego rozwiązania za pomocą kuriera/poczty (np. na konferencję florystyczną w formie kwiatka z tkaniny na kartonie projektowym).
Krok 6
Rejestracja uczestników, szczegóły programu, pomoc w przeniesieniu i wyborze noclegów (jeśli to konieczne). Współpraca z podwykonawcami przy organizacji stołu bufetowego, fotografii i nie tylko.
Krok 7
W przeddzień imprezy sprawdź gotowość sali - wyposażenie, pamiątki, organizację stołu bufetowego i nie tylko.
Krok 8
Podczas wydarzenia konieczna jest koordynacja pracy podwykonawców: promotorów, usług cateringowych, fotografów i nie tylko.
Krok 9
Po konferencji wyślij maila na papierze firmowym z podziękowaniem za udział w wydarzeniu, możesz poprosić o informację zwrotną.
