Firmy organizujące konferencje chcą osiągnąć różne cele. Dla niektórych jest to główny proces biznesowy, ktoś pozycjonuje się jako lider przemysłowy, a konferencja może zapewnić mu ten status. Niektórzy postrzegają konferencję jako ważny element tradycji firmy. Jednocześnie żaden organizator nie chce zrujnować własnej konferencji, a także aby odbywała się w nudnej atmosferze i gromadziła niewielką liczbę uczestników.
Instrukcje
Krok 1
Zapisz wizję i koncepcję konferencji na papierze. Stwórz krótki opis wydarzenia jako zaproszenie do współpracy.
Krok 2
Stwórz komitet organizacyjny, w którym powinny znaleźć odzwierciedlenie następujące obszary: administracja (wybierz szefa komitetu organizacyjnego), program, reklama, marketing, praca z partnerami, sprawy organizacyjne, logistyka i finanse, sprzedaż i praca z uczestnikami.
Krok 3
Przygotuj dokument, który jasno pokazuje, w jakim czasie można osiągnąć określone rezultaty. Dokument ten powinien również odzwierciedlać, w jakim kierunku należy uzyskać te wyniki.
Krok 4
Zrób listę pożądanych mówców i uzyskaj ich zgodę w zasadzie.
Krok 5
Rozwijaj statusy dla swoich partnerów. Wymień wszystkich potencjalnych partnerów i zasadniczo uzyskaj ich zgodę.
Krok 6
Zrób listę potencjalnych uczestników i zacznij wysyłać zaproszenia.
Krok 7
Znajdź salę konferencyjną.
Krok 8
Przeprowadź spotkanie z osobą, która będzie odpowiedzialna za obsługę rejestracji.
Krok 9
Napisz informację prasową (konkretną wiadomość informacyjną, która będzie zawierała wiadomości o tej organizacji, wspominając o współudziale ekspertów, partnerów, lokalizacji).
Krok 10
Przygotuj banery, filmy, wywiady, szablony prezentacji, nagrania audio pod możliwość ich późniejszego umieszczenia w Internecie na otwartych zasobach.
Krok 11
Wysyłaj raz na dwa tygodnie newsletter do zarejestrowanych uczestników z odpowiednimi informacjami o tym, jak bardzo program został uzupełniony ekspertami i jakie zmiany lub nowe wydarzenia miały miejsce. Daj ludziom możliwość śledzenia przygotowań do wydarzenia, zaproś inne zainteresowane osoby jako partnerów, poproś ich o rozpowszechnienie informacji o nadchodzącym wydarzeniu.
