Konferencje naukowe różnią się tematem i zakresem. Jeśli weźmiemy jakikolwiek instytut, takie wydarzenia mogą odbywać się przynajmniej co tydzień, ale tylko w ramach tej organizacji. Ale w przypadku bardziej znaczących wydarzeń istnieje algorytm krok po kroku, w którym musisz wziąć pod uwagę wiele szczegółów.
Niezbędny
- - plan;
- - lokal;
- - materiały piśmiennicze;
- - plakaty;
- - sprzęt multimedialny;
- - mikrofony;
- - ulotki;
- - stoły i krzesła;
- - obrusy;
- - foldery z dokumentami;
- - woda pitna i kubki.
Instrukcje
Krok 1
Zdecyduj się na temat konferencji. Generalnie, aby spotkanie naukowe zakończyło się sukcesem, trzeba dokładnie przemyśleć główną ideę konferencji. Temat powinien być trafny, lakoniczny i interesujący nie tylko dla prelegentów, ale także dla odbiorców. W końcu najważniejsze w takich wydarzeniach jest interes obu stron. Zbierz więc kolegium ludzi o podobnych poglądach, aby wymyślić krótki, przydatny temat.
Krok 2
Powiadom wszystkich uczestników z wyprzedzeniem. Również o sukcesie tego typu konferencji decyduje obecność w świecie nauki wysokiej rangi gości. Oczywiście wszystko zależy od wielkości Twojej konferencji. W każdym razie im więcej wybitnych gości Cię odwiedzi, tym ciekawsze będzie odbycie tego spotkania. Zadbaj o to już za kilka miesięcy, a nawet rok przed otwarciem spotkania! Wyślij pisemne zaproszenia do wszystkich gości.
Krok 3
Przygotuj jasny, krok po kroku plan konferencji. Teraz zacznij planować całe wydarzenie. Zbierz ponownie swoich podobnie myślących ludzi i ustal co do minuty, kiedy i co powinno się wydarzyć. Wymień wszystkie działania, uczestników i czasy w kolumnie. Nie zapomnij zrobić sobie krótkich przerw podczas konferencji: powinno ich być 2-3, nie więcej. Sprawdź to kilka razy i dokonaj korekt.
Krok 4
Rozdziel obowiązki między wszystkich asystentów. Gdy już masz jasny plan konferencji, roześlij wszystkie działania przygotowawcze wśród personelu i organizatorów. Upewnij się, że wszystko jest zrobione na czas.
Krok 5
Zapewnij informacje i szkolenia dotyczące zasobów. Zastanów się, jakich materiałów informacyjnych możesz potrzebować dla uczestników konferencji i uczestników. Mogą to być broszury, wydruki, teczki, mikrofony, długopisy itp. Spraw, aby wszyscy poczuli się komfortowo i skorzystaj z wydarzenia.
Krok 6
Zorganizuj pokój. Nie da się zorganizować udanej imprezy bez dobrze oświetlonej sali. Oczywiście wszystko zależy od ilości widzów. Ważne, aby pomieszczenie było przestronne i sprzyjało pracy. Przygotuj wcześniej wymaganą liczbę miejsc siedzących i miejsca zapasowe. Wyczyść podłogę, okna. Przynieś stoły dla członków konferencji. Zainstaluj cały niezbędny sprzęt: ekran, komputer, projektor, głośniki, mikrofony itp. Zobacz sytuację, czego możesz potrzebować.
Krok 7
Świętuj uroczyste otwarcie konferencji naukowej. Oddaj głos przewodniczącemu komisji tego wydarzenia. Następnie, jako główny organizator, upewnij się, że wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem.
