Spotkanie to spotkanie wąskiego grona upoważnionych przedstawicieli, wiodących specjalistów, grupy roboczej, której zadaniem jest rozwiązywanie wszelkich pilnych spraw. Jest to spotkanie w miniaturze, więc spotkanie ma swojego przewodniczącego – osobę, która je poprowadzi.
Instrukcje
Krok 1
Spotkanie może odbywać się w sposób zaplanowany z zatwierdzoną regularnością lub być spontaniczne, zwołane w celu rozwiązania nagromadzonych bieżących problemów lub okoliczności farsy wyższej. W każdym razie zebraniu przewodniczy urzędnik oficjalnie mianowany na to stanowisko. W rzeczywistości spotkanie ma na celu umożliwienie specjalistom wypowiedzenia się na dany temat i podjęcia kolegialnej decyzji.
Krok 2
Należy poinformować wszystkich, którzy powinni być obecni na spotkaniu, jego agendzie: temacie i liście spraw wymagających omówienia, a także czasie i miejscu spotkania. Można to zrobić za pomocą wiadomości telefonicznych lub informacji prawnych. Co do zasady ustalany jest skład uczestników spotkań, upoważnionych do poruszania określonych zagadnień. Dlatego na spotkaniu musi istnieć kworum, które zapewnia zasadność podejmowanych na nim decyzji. Przed rozpoczęciem spotkania należy wypełnić listę rejestracyjną uczestników. Jeśli istnieje kworum, spotkanie można rozpocząć.
Krok 3
Moderator spotkania powinien je otworzyć przemówieniem wprowadzającym, wskazując temat i wymieniając kwestie do rozwiązania, a następnie zamknąć spotkanie, podsumowując jego wynik. Jego prawem jest oddanie głosu następnemu mówcy, poddawanie pytań pod głosowanie i ogłaszanie podjętych decyzji. Zobowiązany jest również do utrzymywania porządku w trakcie prowadzenia posiedzenia oraz do wydawania zarządzeń nakazu jego przebiegu.
Krok 4
Niepodważalnym prawem prezentera jest także zakończenie nagrywania chcących zabrać głos, ograniczenie czasu ich wystąpienia oraz ilości wypowiedzi w tej samej sprawie. W przypadku naruszenia porządku i regulaminu spotkania moderator może przerwać lub zamknąć debatę oraz zamknąć lub zawiesić spotkanie.
Krok 5
Podczas spotkania moderator musi zapewnić sporządzenie protokołu, który jest sporządzony w trakcie i wynikach tej czynności zarządczej. Protokół ma na celu udokumentowanie i sformalizowanie kolegialnego omówienia spraw i podjętych decyzji.
