Planiści, spotkania i spotkania są integralną częścią przepływu pracy. Ich głównym zadaniem jest zbiorcza analiza każdej sytuacji serwisowej. Uczestnicy spotkań roboczych mogą i powinni aktywnie zabierać głos, omawiać szczegóły i proponować rozwiązania problemów. Aby spotkanie było skuteczne, gospodarz musi przestrzegać pewnych zasad.
Niezbędny
- - porządek obrad;
- - regulamin spotkania;
- - protokół ze spotkania.
Instrukcje
Krok 1
Poznaj kluczowe oznaki skutecznego spotkania. Jest ich kilka: 1. Spotkanie ma określony cel, 2. Organizator wykonał wszystkie niezbędne prace przygotowawcze; 3. W spotkaniu biorą udział wyłącznie zainteresowani pracownicy, którzy są bezpośrednio związani z poruszanymi zagadnieniami;4. Dyskusja nie odbiega od głównego tematu, 5. W wyniku spotkania ustalono doraźne plany i udzielono pracownikom konkretnych instrukcji. Wszystkie te kwestie powinny być osobiście nadzorowane przez przełożonego, zwłaszcza jeśli organizacja nie wykształciła jeszcze mechanizmu skutecznego prowadzenia spotkań.
Krok 2
Sformułuj główny temat spotkania. Powinien być odpowiedni i zrozumiały dla pracowników. Bardzo ważne jest, aby spotkanie robocze miało konkretny cel: opracowanie planu wydarzenia, zatwierdzenie decyzji, przedstawienie pomysłu itp. Na przykład nie powinieneś mówić o globalnym kryzysie gospodarczym, jeśli Twoja agencja reklamowa ma mniej klientów. W takim przypadku spotkanie powinno być poświęcone poszerzeniu zakresu usług i zmianie systemu rabatowego.
Krok 3
Przygotuj szczegółowy program spotkania. Wskaż w nim główny temat, pytania, które mają zostać omówione, nazwiska prelegentów, skład zaproszonych, datę, godzinę i miejsce wydarzenia. Każdy punkt porządku obrad powinien szczegółowo opisywać główny temat spotkania, odzwierciedlać jego niektóre aspekty. Pytania można pogrupować według zasady „od prostych do złożonych” lub w porządku analitycznym – „bieżąca sytuacja – jej źródła – możliwe rozwiązania”.
Krok 4
Dołącz harmonogram spotkania do agendy. Ustal w nim czas dla głównych mówców, informacji od współmówców, wyjaśnienia pytań i dyskusji. Opracowuj harmonogramy nawet małych spotkań serwisowych. To nauczy Ciebie i Twoich pracowników cenić czas pracy, dotrzymywać terminów oraz jasno i rzeczowo wyrażać myśli.
Krok 5
Wcześniej zapoznaj pracowników z agendą. Wyślij go na firmowy adres e-mail lub rozdaj każdemu, kogo zaprosisz na spotkanie. Poproś wszystkich, aby przygotowali się do dyskusji. Podkreśl, czego oczekujesz od każdego uczestnika propozycji w zakresie jego kompetencji.
Krok 6
Rozpocznij spotkanie od własnej krótkiej rozmowy. W ciągu 3-5 minut opowiedz o przyczynie, która skłoniła Cię do zorganizowania tego spotkania i wyniku, który chcesz osiągnąć. Następnie zapoznaj uczestników z agendą i harmonogramem pracy.
Krok 7
Poprowadź dyskusję. Prowadź przyjazną, ale konstruktywną dyskusję. Zachęć każdego uczestnika spotkania do wyrażenia swojej opinii, skontaktuj się z „milczącym” z osobistymi pytaniami, które wymagają szczegółowej odpowiedzi. Taktownie, ale stanowczo, próbuje odciągnąć rozmowę od głównego tematu. Podsumuj sumy częściowe dla każdego pytania.
Krok 8
Na zakończenie spotkania jeszcze raz wypowiedz decyzje i instrukcje wydane pracownikom. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy rozumieją swoje zadania i pamiętają o swoich terminach. Zapisz ważne punkty w protokole. Prześlij jego kopię do specjalistów odpowiedzialnych za realizację zleceń, a także do pracowników zaangażowanych w realizację podjętych decyzji.
