Spotkanie zespołu może być skutecznym sposobem analizy różnych sytuacji w pracy, w tym sytuacji konfliktowych. Publicznie omawia kontrowersyjne kwestie i podejmuje decyzje, które są wiążące dla każdego pracownika. Spotkanie zbiorowe powinno być poprzedzone dużą ilością prac przygotowawczych.
Instrukcje
Krok 1
Sformułuj główny temat spotkania. Z reguły wspólne spotkanie odbywa się na jeden temat. Może to być np. analiza pracy organizacji za rok lub przejście na skrócony czas pracy.
Krok 2
Przemyśl swój program. Jego punktami będą konkretne kwestie, które należy omówić. Powinny być co najmniej dwa i nie więcej niż pięć. Uszereguj pytania w kolejności malejącej ważności. Jeśli temat spotkania jest dość szeroki, jako ostatni punkt programu należy wpisać „Różne”. Tutaj możesz trochę odejść od głównego tematu i omówić drobne problemy, które w danej chwili dotyczą zespołu.
Krok 3
Przygotuj głośniki. W każdym punkcie porządku obrad powinien zabierać głos kompetentny pracownik, którego opinia w zespole jest uznawana za miarodajną. Ostrzeż go o nadchodzącym raporcie z 1-2 tygodniowym wyprzedzeniem, aby osoba mogła spokojnie przemyśleć swoje przesłanie. 2-3 dni przed spotkaniem porozmawiaj z każdym prelegentem, upewnij się, że tekst jego wystąpienia jest gotowy i odpowiada podanemu tematowi.
Krok 4
Przygotuj salę konferencyjną. Dobrze, jeśli Twoja organizacja ma aulę lub inną salę spotkań. W przeciwnym razie użyj największego możliwego pokoju. W dniu spotkania musi być zainstalowana wystarczająca liczba krzeseł oraz podłączony i skonfigurowany projektor, komputer i mikrofon. Możesz również zaaranżować z wyprzedzeniem dla każdego uczestnika spotkania specjalne foldery z dokumentami do omówienia.
Krok 5
Powiadom wszystkich pracowników o dacie, godzinie i miejscu spotkania. Skorzystaj z jednej z tradycyjnych metod: opublikuj informacje na tablicy ogłoszeń, wyślij e-mail, zadzwoń do kierowników działów strukturalnych, porozmawiaj osobiście z każdym pracownikiem. Twój wybór będzie zależał od tradycji firmy i liczby pracowników.
Krok 6
Zarejestruj uczestników przed rozpoczęciem spotkania. Listę tę dołączysz później do protokołu. Pamiętaj, aby rozpocząć spotkanie o godzinie zaplanowanej i ogłoszonej dla pracowników. Nie czekaj na spóźnialskich, pokaż wagę i powagę wydarzenia.
Krok 7
Ogłoś główny temat spotkania i kwestie, które będą tam poruszane. Poproś zespół o wybranie przewodniczącego i sekretarza spotkania. Z reguły na przewodniczącego wybierany jest kierownik organizacji lub jego zastępca, a sekretarzem – urzędnik lub kierownik biura. Przewodniczący będzie prowadził posiedzenie, utrzymywał porządek i przestrzegał regulaminu. Do obowiązków sekretarza należy prowadzenie szczegółowego protokołu: rejestrowanie wystąpień prelegentów, pytań do nich, dyskusji i propozycji.
Krok 8
Trzymaj się ustalonego harmonogramu wystąpień, w przeciwnym razie Twoje spotkanie będzie ciągnąć się do północy i nigdy nie podejmiesz żadnych decyzji. Z reguły główni mówcy mają do dyspozycji 15-20 minut, ale nie więcej niż 30. Współwykładowcy w kwestiach drugorzędnych powinni mieć do dyspozycji 10-15 minut. Wystąpienie uczestnika z publiczności ograniczone jest do 2-3 minut. Możesz odpowiedzieć na pytanie nie dłużej niż 5 minut. Jeśli czas zostanie przekroczony, należy stanowczo przypomnieć o zasadach.
Krok 9
Po ustaleniu agendy spotkania i wygłoszeniu przemówienia, krótko podsumuj spotkanie. Jeśli podjęto ważne decyzje, ich projekt należy przeczytać na głos wszystkim obecnym.
Krok 10
W ciągu dwóch dni po spotkaniu musisz przygotować ostateczną wersję protokołu i podjętych decyzji. Protokół musi zostać uzgodniony i podpisany przez przewodniczącego posiedzenia. Przedstaw decyzje i terminy ich realizacji wszystkim pracownikom, którzy mają je wdrożyć.
