Jeśli musisz zorganizować i przeprowadzić spotkanie biznesowe, pamiętaj: sukces wydarzenia w dużej mierze zależy od jakości przygotowania. Nie przeocz żadnego szczegółu, a Twoje spotkanie będzie na najwyższym poziomie.
Instrukcje
Krok 1
Ustal datę spotkania biznesowego. Powiadom wszystkich uczestników z wyprzedzeniem. W zależności od formatu wydarzenia i osoby, z którą odbywa się spotkanie biznesowe, może to być zaproszenie ustne, telefon, e-mail lub list biznesowy. Wskazane jest rozesłanie agendy do wszystkich, z wyznaczonymi zagadnieniami do dyskusji, głównymi prelegentami, regulaminami i materiałami referencyjnymi. Im lepiej przygotowani będą uczestnicy, tym bardziej efektywne będzie omówienie zagadnień biznesowych.
Krok 2
Pomyśl o najdogodniejszej lokalizacji na spotkanie biznesowe. Odpowiednią przestrzenią może być własna sala konferencyjna firmy lub sala spotkań. Warto zadbać o to, aby żaden z Twoich kolegów nie aplikował na kolejne spotkanie w tym samym czasie. Wynajmowana sala konferencyjna to również niedroga i raczej wygodna opcja. Ta usługa jest oferowana przez hotele i hotele, centra biznesowe, instytucje edukacyjne.
Krok 3
Czasami spotkania biznesowe odbywają się w kawiarniach lub restauracjach. Ta opcja jest odpowiednia, gdy liczba uczestników jest niewielka. Chcąc połączyć negocjacje z obiadem lub śniadaniem lub zjeść biznesową kolację, należy wcześniej zarezerwować stolik. Miejsce nie powinno być głośne, w przeciwnym razie trudno będzie dyskutować o sprawach biznesowych. Niepożądane jest również wybieranie opcji ekstrawaganckich i egzotycznych, Twoje upodobania mogą nie pokrywać się z preferencjami innych uczestników. Dlatego lepiej zdecydować się na klasyczny lokal lub upewnić się, że Twoi partnerzy w pełni podzielają Twoje pasje.
Krok 4
Przygotuj i przetestuj sprzęt. Projektor, mikrofon, telefon i sprzęt wideo - dostosuj i skonfiguruj wszystko z wyprzedzeniem. Techniki mają tendencję do załamywania się i wyłączania w najbardziej nieodpowiednim momencie.
Krok 5
Oblicz, czy wystarczy krzeseł dla wszystkich uczestników. Upewnij się, że w pokoju nie jest za duszno ani za zimno. Nie zapomnij o materiałach do pisania – każdy powinien mieć długopis i papier. Rozłóż materiały informacyjne. W razie potrzeby zrób i umieść tabliczki z nazwiskami uczestników.
Krok 6
Jeśli spotkanie jest długie, możesz potrzebować przerwy na kawę lub przerwy na lunch. W każdym razie zadbaj o wodę – butelka wody i szklanka przy każdym uczestniku to dobra opcja.
