Podczas prowadzenia korespondencji biznesowej z obcokrajowcami bardzo ważne jest prawidłowe sporządzenie odpowiednich dokumentów. Należy wziąć pod uwagę nie tylko wszystkie zasady języka obcego, ale także przyjęte standardy rejestracji. Wiele niepowodzeń w negocjacjach wynika właśnie z niechęci do przestrzegania pewnych zasad.
Instrukcje
Krok 1
Aby skomponować list biznesowy, musisz użyć tylko papieru A4. Pamiętaj o pozostawieniu szerokich marginesów na dokumencie, aby w razie czego dokument można było umieścić w teczce (marginesy lewy i prawy powinny mieć po 2,5 cm, a górny powinien mieć co najmniej 4 cm).
Krok 2
U góry strony wpisz adres zwrotny w odwrotnej kolejności. Najpierw wprowadź swoje imię i nazwisko, a następnie - numer biura lub mieszkania, numer domu, nazwę ulicy, miasto, kod miasta, region, kraj.
Krok 3
Oddziel go dwa razy i dołącz datę listu. Miesiąc można określić słownie lub cyframi (na przykład 12 listopada 2011 r.). Wysyłając list do USA jako pierwszy należy wpisać miesiąc, natomiast w Wielkiej Brytanii jako pierwszy należy podać numer.
Krok 4
Po prawej wprowadź adres odbiorcy w tej samej kolejności co adres. Jeśli potrzebujesz odwołać się do wcześniej wysłanego listu, zrób to bezpośrednio przed skontaktowaniem się za pomocą linku po lewej stronie dokumentu ("Nasz ref. # Numer listu" lub "Twój ref. #").
Krok 5
Ponownie spacja dwukrotnie i napisz odwołanie. Jeśli znasz adresata, list zaczyna się od „Drogi Panie…”. Jeśli masz na myśli kobietę, wskaż „Pani”. (lub „Pani”, jeśli nie jest mężatką lub jej status społeczny jest nieznany). Jeśli adresat jest nieznany, lepiej wskazać „Szanowny Panie lub Pani”. Pamiętaj, aby po prośbie umieścić dwukropek.
Krok 6
Tekst listu jest napisany zwięźle, z pojedynczymi odstępami. W każdym razie musisz grzecznie napisać. Pomiń dwie linie między akapitami, nie używaj „czerwonej linii”, ponieważ Amerykanie i Europejczycy nie mają takiej koncepcji.
Krok 7
Zakończ tekst pozytywną nutą, używając wspólnego języka (na przykład „Cieszymy się na wiadomość od Ciebie”). Proszę wskazać, w jaki sposób można się z Tobą skontaktować.
Krok 8
Napisz frazę zamykającą (na przykład „Pozdrawiam naprawdę”), spację i podpisz. Podpis musi zostać odszyfrowany.
