Etykieta biznesowa zakłada prawidłowe przygotowanie korespondencji pisemnej. A jeśli szablony i nagłówki pism biznesowych są sporządzane w dość standardowy sposób, nie poświęca się wystarczającej uwagi podpisom w korespondencji. Aby adresat poprawnie odszyfrował Twoją wiadomość, list biznesowy ma moc prawną, konieczne jest prawidłowe i prawidłowe przedstawienie urzędnika na końcu listu biznesowego.
Instrukcje
Krok 1
Pisma urzędowe należy drukować na specjalnym formularzu spełniającym normę. W górnej części kartki powinny znajdować się stałe elementy: nagłówek listu (pełna i skrócona nazwa firmy wysyłającej, jej adres pocztowy i prawny, numer telefonu i faksu, strona internetowa), następnie tekst główny, poniżej - podpis osoby odpowiedzialnej.
Krok 2
Pole podpisu znajduje się w lewym dolnym rogu bezpośrednio pod tekstem listu biznesowego. Przed wierszem do podpisu należy wskazać tytuł stanowiska osoby podpisującej list oraz transkrypcję pełnego imienia i nazwiska. Z uwagi na fakt, że pisma biznesowe zawsze sporządzane są na papierze firmowym instytucji, nie należy w podpisie podawać nazwy samej organizacji. Na przykład: dyrektor generalny firmy telewizyjnej i radiowej, podpis … A. P. Sidorow”.
Krok 3
Czasami wymagane jest złożenie dwóch lub więcej podpisów pod pismami biznesowymi, jeżeli wymagane jest potwierdzenie ważności pierwszego podpisu lub w szczególnie ważnych dokumentach (pisma w sprawach finansowych i kredytowych muszą być również poświadczone podpisem głównego księgowego przedsiębiorstwo). Podpisy należy umieszczać ściśle jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej stażowi pracy – od najwyższego do najniższego, np.: Dyrektor Departamentu, podpis… P. V. Troparion
Główny księgowy, podpis… TS Sobanko.
Krok 4
Jeżeli pismo musi być podpisane przez kilka osób zajmujących to samo/równe stanowiska, należy złożyć ich podpisy na tym samym poziomie, np.: Kierownik Działu Finansowego, podpis… P. O. Iwanow, kierownik działu kadr, podpis … K. O. Pietrow.
Krok 5
Jeżeli w momencie podpisywania pisma służbowego nie ma urzędnika, dla którego podpisu zostało przygotowane miejsce na projekcie formularza, dokument ma prawo do podpisania przez osobę pełniącą funkcję jego zastępcy. Wskazać faktyczne stanowisko osoby, której podpis będzie w piśmie („działający” lub „zastępca”) oraz jej nazwisko. Nie można podpisywać listów biznesowych przy użyciu przyimka „for” ani ukośnika przed pozycją.
Krok 6
Wszystkie kopie listów biznesowych, zarówno wysłanych, jak i pozostałych do złożenia w aktach organizacji, muszą posiadać oryginalne podpisy tych urzędników. Oryginalny podpis na dokumencie (a list biznesowy jest dokumentem prawnym) jest głównym sposobem jego poświadczenia. Jeżeli pod oficjalnym pismem nie ma ani jednego podpisu, nie ma on mocy prawnej.
