List biznesowy jest używany w firmach podczas komunikacji z partnerami, dostawcami, pracownikami, klientami. Dokument ten odgrywa ważną rolę w kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy. Dlatego konieczne jest prawidłowe, kompetentne, jasne, a także proste i łatwe skomponowanie listu biznesowego. Powinien mieć charakter informacyjny i dążyć do celu, który organizacja musi osiągnąć od odbiorcy. Aby zrozumieć, czym jest list biznesowy, musisz bliżej przyjrzeć się jego strukturze.
W prawym rogu listu biznesowego umieść logo swojej firmy. Jeśli firma go nie posiada, wpisz nazwę organizacji, a także jej adres prawny i obowiązkowe dane, które z reguły znajdują się na pieczątce. Są to NIP, KPP, rachunek bieżący, rachunek korespondencyjny, BIK i inne informacje o rachunku i banku, w którym jest on otwarty.
Po logo i pieczątce firmy wprowadź dane osobowe odbiorcy, jeśli list firmowy jest wysyłany do konkretnej osoby. Gdy dokument jest zaadresowany do firmy, wpisz jej nazwę, adres lokalizacji.
Na środku kartki należy napisać apel do odbiorcy. Jeśli list jest zaadresowany do konkretnej osoby, napisz na przykład tak: „Drogi Piotr Efremowicz!” W przypadku wysłania listu do firmy możliwa jest opcja: „Drodzy partnerzy!” Należy pamiętać, że zwracając się do adresata, słowa nie mogą być skracane. Jeśli list jest osobisty, możesz napisać go tak: „Drogi Jurij Albertowiczu!”
W treści listu biznesowego najpierw napisz zdarzenia, które wywołały określoną sytuację. Następnie wskaż cel listu. Zastanów się dokładnie nad tą częścią dokumentu. Wyraźnie, zwięźle, w przystępnym języku, napisz roszczenie, zaproszenie, prośbę, ofertę, odpowiedź, gratulacje, prośbę lub inny cel, który skłonił Cię do napisania listu.
Następnie podsumuj list biznesowy, czyli napisz wynik, który chcesz otrzymać od adresata. Jeśli np. zaprosisz swojego partnera na prezentację towarów, to powinieneś wskazać: „Mamy nadzieję, że odwiedzisz wystawę, wybierz odpowiedni produkt”.
W niektórych przypadkach do listu biznesowego dołączone są dokumenty. Jeśli zaprosisz np. swojego partnera na wystawę, koniecznie podaruj odbiorcy zaproszenie na to wydarzenie.
Uzupełnij swój list biznesowy poprawnie. Ogólnie przyjmuje się, że należy napisać słowa: „Z poważaniem…”, a następnie wskazać dane osobowe i kontakty osoby, w imieniu której sporządzono dokument.
