W dzisiejszych czasach listy należą do przeszłości i stają się rzadkością. Ale nie dotyczy to korespondencji biznesowej. Pisma biznesowe są oficjalnymi dokumentami. Z ich pomocą nawiązywane są kontakty, rejestrują wszystkie etapy relacji biznesowych. A umiejętność napisania listu biznesowego mówi o kwalifikacjach w szczególności przeciwnika i firmy jako całości.
Instrukcje
Krok 1
Używaj papieru firmowego do pisania listów biznesowych. Niezależnie od tego, czy pismo jest napisane w formie papierowej czy elektronicznej, musi posiadać logo firmy wysyłającej. Formularz musi również zawierać adres korespondencyjny firmy, numery telefonów i faksów, adresy e-mail i strony internetowe.
Pozostaw marginesy - z lewej strony trzy centymetry, z prawej półtora centymetra. Pola są potrzebne do powiązania listu z folderem archiwum.
Krok 2
Trzymaj się formalnego stylu pisania. List biznesowy powinien być jednoznaczny i nie podlegać wielokrotnym interpretacjom. Wiadomość e-mail musi zawierać temat wiadomości e-mail. Nie używaj emotikonów w korespondencji biznesowej.
Jeśli jest to kontynuacja korespondencji, zostaw list, na który piszesz odpowiedź w formie wyceny. Możesz zacytować list nie w całości, a tylko te fragmenty, na które odpowiadasz. To sprawi, że związek między jego listem a twoją odpowiedzią dla twojego przeciwnika będzie jaśniejszy.
Krok 3
Zacznij list od uprzejmego adresu, na przykład: „Drogi Piotrze Iwanowiczu!” Odwołanie znajduje się na środku strony. Nazwa jest napisana w całości, niedopuszczalne jest tutaj użycie inicjałów.
Po odwołaniu następuje część wstępna, w której krótko sformułowany jest cel pisma. Kolejna część listu biznesowego to główna część, w której bardziej szczegółowo wskazane są powody napisania listu, pytania i sposoby ich rozwiązania. List kończy się podsumowaniem i apelem do adresata z konkretną propozycją lub stwierdzeniem, czego dokładnie oczekujesz od adresata w celu rozwiązania problemu.
Krok 4
Bądź poprawny w końcowej części. Nie podejmuj decyzji za swoich odbiorców. Lepiej wyrazić nadzieję, że według Ciebie problem zostanie rozwiązany w najlepszy sposób.
Uważa się za nieetyczne poganianie adresata słowami „pilne” i „natychmiast”. Użyj poprawnej formy: „Proszę o odpowiedź w takim a takim czasie”.
Podpis na liście biznesowym musi być oficjalny. Na przykład: „Z wiernością, Siergiej Wasiliewicz Iwanow”.
W podpisie umieść swoje stanowisko, nazwę firmy i dane kontaktowe. Jeśli list biznesowy zawiera załączniki, należy to oznaczyć przed podpisem.
