Zwyczajowo konferencję nazywa się rozszerzonym spotkaniem, w którym uczestniczą przedstawiciele kilku organizacji. Konferencje mogą być resortowe, sektorowe, regionalne, międzyregionalne, międzynarodowe. Omawiają różne, ale powiązane tematycznie problemy. W niektórych przypadkach to decyzja konferencji determinuje strategię rozwoju organizacji. Każda wykształcona osoba może zorganizować takie wydarzenie, ale należy wziąć pod uwagę pewne względy.
Niezbędny
- - Lista uczestników;
- - podsumowanie wystąpień;
- - materiały wizualne;
- - środki techniczne.
Instrukcje
Krok 1
Zrób listę uczestników. Zazwyczaj prelegenci są wcześniej powiadamiani o zbliżającej się konferencji, muszą potwierdzić swoją zgodę i poinformować o temacie referatów. Czasami warunki wymagają dostarczenia tekstów raportów lub przynajmniej streszczenia. Sprawdź materiały.
Krok 2
Zdecyduj się na zasady. Zależy to od czasu trwania konferencji, liczby prelegentów, a także form pracy. Czy przewiduje się tylko sesje plenarne, czy część prac będzie odbywać się w sekcjach? W drugiej opcji można przeznaczyć więcej czasu na raporty.
Krok 3
Pamiętaj, aby zarezerwować czas na wspólne prezentacje i odpowiedzi na pytania. Zdecyduj o formie pytań. Uczestnicy mogą zapytać ich ustnie, zaraz po prezentacji. Następnie powinieneś zadbać o dodatkowe mikrofony. Pytania można również składać pisemnie, wtedy trzeba pomyśleć o miejscu, w którym słuchacze będą umieszczać notatki. Niektóre pytania możesz przygotować wcześniej.
Krok 4
Zrób porządek obrad. Kolejność wystąpień może być różna, zależy to od tematu, ale w każdym razie lepiej omówić kwestie ogólne na początku konferencji, a potem przejść do konkretów. Po każdych półtorej do dwóch godzinach pracy zapewnij sobie krótką przerwę (dobrze jest zorganizować przerwę na kawę), a w środku długą przerwę, podczas której uczestnicy mogą odpocząć i zjeść lunch. Jeśli konferencja jest krótka (np. reelekcje), długie przerwy nie są konieczne.
Krok 5
Sprawdź stan środków technicznych. Sprawdź swój komputer i odtwarzacz wideo. Zapytaj prezenterów, jakiego sprzętu potrzebują i jakie programy powinny tam być. Poproś prezenterów o dostarczenie materiałów wizualnych przed konferencją. Bardzo dobrze, jeśli osoba, która pracuje z komputerem, ma listę, kiedy wygłosić jaką prezentację. Przed konferencją sprawdź, czy wszyscy prelegenci przybyli, czy nastąpiły jakieś zmiany w temacie.
Krok 6
Pomyśl o swoich uwagach wstępnych. Trzeba powiedzieć kilka słów powitania dla uczestników, wyjaśnić jakiemu wydarzeniu konferencja jest poświęcona, przebieg, zasady. Przed rozpoczęciem konferencji sprawozdawczo-wyborczej oddaj głos przewodniczącemu komisji rachunkowej, który musi powiedzieć, ilu delegatów miało być i ilu jest obecnych. Jeśli brakuje kilku, zaproponuj rozpoczęcie imprezy. Czasem wypada w tym momencie zaśpiewać hymn państwa lub organizacji międzynarodowej. Oferta wyboru przewodniczącego, sekretarza, liczenia i komisji redakcyjnej. W wielu przypadkach listy można przygotować z wyprzedzeniem. Ponadto wydarzenie może prowadzić przewodniczący, który ogłasza projekt porządku dziennego (lepiej go przepisać i wydrukować przed rozpoczęciem). Najpierw przyjmuje się projekt, następnie wprowadza się do niego zmiany i uzupełnienia, po czym zatwierdza się porządek obrad w całości.
Krok 7
Podczas konferencji prezenter, niezależnie od tego, czy jest przewodniczącym, czy nie, musi stale przebywać w sali. To on decyduje o kwestiach organizacyjnych na bieżąco. Jeśli nadal musisz odejść, powierz swoje obowiązki komuś z osób o podobnych poglądach.
Krok 8
Konferencja zwykle kończy się podjęciem jakiejś decyzji. Przewodniczący odczytuje tekst projektu, publiczność dokonuje zmian i uzupełnień, wprowadza je komisja redakcyjna, po czym decyzja zostaje zatwierdzona.
