Konferencja w każdej organizacji to niezwykle ważne wydarzenie. Wymaga starannego przygotowania i bezbłędnego wdrożenia. Każdy niuans może zepsuć wrażenie Twojej firmy. Istnieją podstawowe zasady, które należy wziąć pod uwagę, aby zorganizować udaną konferencję.
Niezbędny
Papier, internet, pieniądze
Instrukcje
Krok 1
Wyznacz sobie jasny cel. Dlaczego potrzebujesz tej konferencji? Co ostatecznie chcesz uzyskać? Konferencja może mieć na celu zapewnienie firmie wiarygodnych kontaktów biznesowych, poprawę jej wizerunku, pozyskanie inwestorów itp. W zależności od tego wybierany jest pewien kierunek, którego należy przestrzegać przez cały proces przygotowania i organizacji wydarzenia. Pamiętaj, że cel musi być osiągalny, mierzalny i mieć cechy charakterystyczne w czasie rzeczywistym.
Krok 2
Nadaj nazwę wydarzeniu. Jeśli to nie pierwszy raz, nie zapomnij podać numeracji. Nazwa powinna być jasna, chwytliwa, intrygująca. Twoja grupa docelowa powinna być zainteresowana konferencją.
Krok 3
Określ jasno grupę docelową. Nawet doskonale przygotowana i zorganizowana konferencja może nie przynieść efektu, jeśli zaprosisz na nią niewłaściwe osoby. Zadaj sobie pytanie, kto powinien przemawiać, czyją opinię należy wysłuchać, jak to wydarzenie może zainteresować gości. Postaraj się ustalić, gdzie i jak najlepiej komunikować się z potencjalną grupą docelową, co wpływa na właściwe osoby do podejmowania decyzji o udziale w organizowanym przez Ciebie wydarzeniu.
Krok 4
Zdecyduj o czasie i miejscu konferencji. Większość konferencji odbywa się w dni powszednie (oprócz piątku), chyba że planowane jest dłuższe wydarzenie. Miejsce w dużej mierze determinuje całą opinię o wydarzeniu jako całości. Nastawienie gości do konferencji kształtuje się nawet wtedy, gdy szukają tylko sali konferencyjnej lub hotelu. Dlatego opisz trasę tak szczegółowo, jak to możliwe, umieść znaki, jeśli to możliwe.
Krok 5
Ogłoś konferencję. Wybierz media, z których najczęściej rozmawiają Twoi docelowi odbiorcy. Umieść w nich ogłoszenia lub artykuły o nadchodzącym wydarzeniu. Wyślij zaproszenia do wszystkich gości, którymi jesteś zainteresowany. Niezależnie od tego, czy jest to biuletyn, czy kolorowy biuletyn, to zależy od Ciebie. W zaproszeniu podaj miejsce, czas, nazwę i kierunek konferencji.
Krok 6
Zbierz komisję, która rozważy wszystkie odpowiedzi na twoją propozycję i wybierze najciekawsze i najbardziej odpowiednie propozycje. Po tym będzie można przystąpić do tworzenia programu imprezy.
Krok 7
Rozłóż obowiązki w zespole. Ktoś odpowiada za komunikację z gośćmi, ktoś decyduje o wszystkich sprawach z mediami, ktoś prowadzi wydarzenie itp. Zapewnij dodatkowe materiały dla prelegentów wszystkim uczestnikom konferencji. Koniecznie sprawdź cały sprzęt przed imprezą.
Krok 8
Jeśli okaże się, że kończy Ci się czas, ustal limit czasu dla każdej prezentacji i liczby pytań. Poproś publiczność o zadawanie prelegentom dodatkowych pytań po zakończeniu wydarzenia.
