Przy zawieraniu umowy bardzo ważne jest, aby w jak największym stopniu zabezpieczyć swoją firmę przed wszystkimi możliwymi zagrożeniami. W tym celu kontrahent jest sprawdzany na wyspecjalizowanych stronach pod kątem obecności długów podatkowych, udziału w sądach arbitrażowych, obecności roszczeń od partnerów, kupujących lub klientów. Pamiętaj, aby poprosić o następujący pakiet dokumentów.
Wymagane dokumenty
Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna posiada Statut, który nie jest tajemnicą handlową i pozwoli poznać cele i rodzaje działalności, wielkość kapitału zakładowego, nazwiska założycieli i inne przydatne informacje. Aby całkowicie uchronić się przed ryzykiem w ramach długoterminowej relacji, lepiej poprosić o kopie żądanych dokumentów z pieczęcią i podpisem kierownika. Ostatnia strona musi być ostemplowana przez organ podatkowy.
Wymagane są również kopie OGRN (zaświadczenie o rejestracji państwowej) i TIN (rejestracja podatkowa). Jeśli potencjalny partner jest zainteresowany poważną współpracą, dostarczy również świeży odpis z Jednolitego Państwowego Rejestru Osób Prawnych, oryginał lub poświadczoną kopię. Taki dokument można podpisać zarówno odręcznym podpisem upoważnionego urzędnika w połączeniu z pieczęcią wydziału, jak i wzmocnionym podpisem elektronicznym - zgodnie z ustawą nr 63-FZ są one równoważne.
Jeśli firma jest nieznana, warto poprosić o informacje o średniej liczbie pracowników, kopie licencji na różne rodzaje działalności, świadectwa własności lub umowę najmu lokalu, dokumenty wyposażenia, paszporty pojazdów.
Dokumenty wymagane podczas kontroli przez organy podatkowe tax
Aby w pełni zabezpieczyć się podczas kontroli podatkowej, ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy kontrahenci są „czyści”. Przed zawarciem umowy, a także raz na kwartał, należy wystąpić do urzędu skarbowego o poświadczoną kopię deklaracji VAT z oznaczeniem przy dostawie, informację o stanie płatności podatków i opłat. Na początku ważne jest również wyjaśnienie i lepiej uzyskać oficjalne pismo dotyczące stosowanego systemu podatkowego.
Wiedza o tym, czy kontrahent płaci podatek VAT, jest niezbędna nie tylko po to, by mieć pewność co do jego uczciwości wobec prawa. Jeżeli firma transportowa, dostawca lub kontrahent nie zapłaci w terminie podatku VAT, jego zapłatę można odebrać od usługobiorcy lub nabywcy i dość trudno w tym przypadku polemizować z organami podatkowymi.
Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy
Aby dostawca, kontrahent lub firma transportowa nie mogli odstąpić od warunków umowy w sporze, należy upewnić się, że wszystkie podpisy zostały złożone przez osoby upoważnione. Często umowa, specyfikacje, wnioski, pełnomocnictwa, UPD, faktury, wykonane prace i inne dokumenty podpisują menedżerowie lub księgowi. Jeśli chodzi o sprawę sądową, kierownictwo po prostu wzrusza ramionami i zwalnia się z wszelkiej odpowiedzialności za działania swoich pracowników, nawet jeśli do tego czasu jeszcze pracują w organizacji.
Dokładna kontrola podpisów w dokumentach pomoże uniknąć tej sytuacji. Z wyprzedzeniem należy zażądać poświadczonych odpisów decyzji (protokoły) o powołaniu kierownika, zarządzenia o powołaniu lub naborze głównego księgowego. Jeśli lider ma prawo podpisać się za niego, to odpowiednia kolejność. W razie potrzeby uzyskaj pełnomocnictwa dla osób upoważnionych do podpisywania żądanych dokumentów w imieniu przedsiębiorstwa.
