Pomimo tego, że nie ma ustalonej formy pełnomocnictwa do reprezentowania interesów, istnieje szereg obowiązkowych szczegółów i procedury sporządzania pełnomocnictwa, których należy przestrzegać.
Ogólne Szczegóły
Jednym z powszechnych rekwizytów jest miejsce pełnomocnictwa. Jest to nazwa ugody, w której zleceniodawca przekazuje osobie uprawnionej reprezentację własnych interesów. Jeżeli mocodawcą jest osoba fizyczna, pełnomocnictwo musi być poświadczone notarialnie. Wymaganym warunkiem jest data wystawienia pełnomocnictwa, spisana słownie. Należy również wskazać słownie okres ważności pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo bez podania daty wystawienia jest nieważne! Jeżeli okres ważności nie jest określony w pełnomocnictwie, uważa się je za ważne przez rok od daty jego wystawienia!
Dane zleceniodawcy i powiernika
W przypadku zleceniodawcy - osoby prawnej, w pełnomocnictwie należy podać adres prawny i faktyczny, imię i nazwisko, NIP / KPP, informacje o rejestracji państwowej, nazwisko, imię i patronimę kierownika jako dokument, na podstawie którego kierownik ma prawo podpisać pełnomocnictwa. Organizacje najczęściej posiadają własny formularz pełnomocnictwa, opracowany na podstawie papieru firmowego. Jest to wygodne, ponieważ papier firmowy zawiera już wszystkie niezbędne dane organizacji. Jeżeli zleceniodawcą jest osoba fizyczna, konieczne jest podanie nazwiska, imienia i patronimiku zleceniodawcy, jego daty urodzenia, adresu i danych paszportowych. Po wymienieniu danych zleceniodawcy należy podać nazwisko, imię i nazwisko osoby upoważnionej, jej miejsce zamieszkania oraz dane paszportowe.
Pełnomocnictwo jest ważne tylko za okazaniem paszportu osoby upoważnionej!
W pełnomocnictwie wymagane są podpisy mocodawcy i osoby upoważnionej. W imieniu osoby prawnej pełnomocnictwo podpisuje kierownik organizacji upoważniony w dokumentach założycielskich. Pełnomocnictwo wystawione przez osobę prawną musi być poświadczone pieczęcią osoby prawnej.
Uprawnienia przedstawiciela
W pełnomocnictwie należy określić zakres uprawnień osoby upoważnionej – jakie interesy będzie reprezentować i gdzie. Jeżeli mocodawca musi delegować reprezentację interesów w kilku organach państwowych - na przykład w sądzie, kontroli skarbowej, funduszu ubezpieczeń społecznych, na licytacjach itd., wówczas pełnomocnictwo jest wydawane do reprezentacji w każdym organie państwowym z osobna.
