Zakupy, cytaty… Te słowa mogą przestraszyć osobę, która nie posiada specjalnej wiedzy w zakresie pozyskiwania wartości materialnych dla organizacji lub przedsiębiorstwa. Tymczasem zapytanie ofertowe jest najprostszą formą przetargu w porównaniu z aukcją i licytacją.
Według 44-FZ, regulującego procedurę składania ofert cenowych, które weszły w życie 1 stycznia 2014 roku, głównym parametrem przy ich rozpatrywaniu jest cena. Zwycięzcą zostaje licytant, który wskazał najniższą wartość towaru. Reszta cech po prostu nie jest brana pod uwagę.
Oferta cenowa to dokument prawny, który musi spełniać szereg wymagań. Nazwa organizacji, adres pocztowy, dane bankowe, NIP uczestnika zamówienia stają się obowiązkowe. Dla każdego produktu składany jest wniosek o wycenę. Zgodnie z tym powinna zawierać nazwy towarów ze wskazaniem ich właściwości, cenę towaru. Ponadto przedsiębiorca lub organizacja chcąca wziąć udział w przetargu musi koniecznie dołączyć swoją zgodę na spełnienie warunków zamówienia w przypadku wygrania przetargu.
Według 44-FZ, planowane jest składanie ofert cenowych za pośrednictwem ujednoliconego systemu informacyjnego. Jednak na razie funkcja ta pozostaje niezrealizowana, dlatego oferty ofertowe składane są drogą mailową. Aby wykluczyć masowe rozpowszechnianie informacji, wniosek o wycenę musi być podpisany EDS. Odbiorca wniosku ofertowego w wiadomości zwrotnej przesyła potwierdzenie otrzymania wniosku ze wskazaniem stanowiska i nazwy odbiorcy oraz daty i dokładnej godziny wpływu. Jeden dzień przeznaczony jest na rozpatrzenie wniosku.
Należy powiedzieć, że jakakolwiek inna komunikacja między odbiorcą a nadawcą zlecenia wyceny jest niedozwolona.
